Hybride procurement, is dat inkoop met een stekker?
juni 2020 | Merel Plante en Alex Couperus
Enige tijd geleden vroeg een grote goede doelen organisatie aan Grippr Procurement, om hen te helpen met de inkoop van een nieuw bedrijfsbreed ICT-systeem. Op basis van gesprekken met de operationeel directeur ontwikkelde Grippr een hybride inkoopstrategie ten behoeve van het selecteren van hun nieuwe ICT-platform. Met deze hybride inkoopaanpak profiteren ze zowel van de voordelen van de ‘klassieke’ inkoop als van enkele stappen en voordelen van Best Value Procurement.
Om tot de best mogelijke keuzes te komen werden 4 fases doorlopen:
Fase 1:
Voorbereiding: in deze fase werden de bedrijfsprocessen beschreven, de scope bepaald, vond marktoriëntatie plaats, werd een longlist met 8 kandidaten opgesteld en werd een RFI verstuurd.
Fase 2:
Beoordeling: Op basis van de RFI zijn 4 leveranciers uitgenodigd voor een inspiratiesessie. Deze leveranciers gaven een presentatie waarbij ze o.a. hun visie, creativiteit en expertise etaleerden. Vervolgens presenteerden ze een businessplan met beknopte informatie over onder andere de aanpak en een inschatting van kosten, risico’s en kansen. Op basis van een beoordelingsformulier werd vervolgens een ranking opgesteld.
Fase 3:
Onderbouwing: de beoogde opdrachtnemer gaf een verdere onderbouwing van zijn plannen en werkte die gedetailleerd uit. Ook werd heel gedetailleerd aangegeven hoe de beloofde resultaten tijdens de uitvoering waargemaakt en gemeten zouden worden. Nadat deze fase succesvol was doorlopen kreeg de beoogde opdrachtnemer de opdracht definitief toegekend.
Fase 4:
Uitvoering: de overgekomen werkzaamheden werden uitgevoerd, de overeengekomen softwareoplossing voor hun digitale procurementproces werd opgeleverd en er werd vinger aan de pols gehouden wat betreft de uitvoering en toegezegde resultaten.
Best of both worlds
Duidelijk zal zijn: Best Value Procurement is niet voor elke branche, elk product of dienst of elke inkoopafdeling de ultieme, zaligmakende oplossing. Er zijn zeker belangrijke voordelen maar er kleven ook nadelen aan deze algemene methodiek. Vaak is het aan te raden om een slimme mengvorm te kiezen en daardoor te profiteren van ‘The best of both worlds’ zoals deze goede doelenorganisatie succesvol en winstgevend heeft gedaan.
Pick our Brains? Meer informatie?
Wilt u meer weten over onze (digitale) oplossingen voor hybride sourcing?
Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze consultants.
U kunt ons ook bereiken via info@grippr.nl of 085 – 007 44 33
Meer Grippr artikelen
Grippr wordt exclusief softwarepartner van ContractNow