Klantcase: Nieuwe Inkoopsoftware voor Renault
Maart 2020 | Merel Plante & Alex Couperus
Renault is met haar merken Renault, Dacia, Nissan en Mitsubishi en onder meer eigen rubberfabrieken voor de productie van autobanden het grootste automobielconcern ter wereld. De hoofdkantoor voor de BeNeLux, gevestigd in Schiphol-Rijk, sluit alle contracten af voor de dealers in België, Nederland en Luxemburg. Dat geldt onder meer voor marketing, IT en showroom-inrichting. Binnen Renault BeNeLux zijn circa 300 medewerkers betrokken bij het inkoopproces. Er werkt door de purchasing department samengewerkt met ongeveer 1.600 leveranciers. Deze afdeling onderhoudt op periodieke basis de contracten van circa actieve 800 leveranciers. Renault BeNeLux wilde toe naar 1 integraal systeem en een volgende stap maken op het gebied van digital procurement. Na een selectie werd Grippr Procurement ingeschakeld voor zowel de pakketkeuze als de implementatie van de nieuwgekozen inkoopsoftware.
Ruim 800 leverancierscontracten bijhouden
Renault BeNeLux werkt veel met vaste leveranciers. Elk jaar opnieuw moet een substantieel deel van alle leverancierscontracten worden bekeken en geactualiseerd. Met een nieuw Contract Management systeem wilde het Purchasing team van Renault BeNeLux voorsorteren op een verdere groei van hun organisatie en gelijktijdig een belangrijke strategische verbeterslag doorvoeren op het gebied van digital procurement en proces-optimalisatie. Hierbij diende het management/de directie online maar ook ‘offsite’ continu kunnen beschikken over up to date inzicht en strategische stuurinformatie.
Uitgangspunten / voormalige status en Criteria
Tot eind 2017 werkte Renault BeNeLux voor contractbeheer met een op maat gemaakte contractbeheertool. Dit systeem was nogal bewerkelijk en eigenlijk vooral geschikt voor contractregistratie, niet zo zeer voor contractmanagement, laat staan voor het managen van dynamische internationale inkoopprocessen. Voor de validatie van leverancierscontracten gebruikte Renault BeNeLux het systeem ECM. Hieronder vermelden we de belangrijkste redenen waarom Renault besloot om over te stappen op een nieuw en allesomvattend integraal Contract Managementsysteem:
- De gebruikte inkoopsoftware voldeed niet meer aan hun huidige technische vereisten
- Is alleen toegankelijk vanaf een computer of een laptop die rechtstreeks is aangesloten op het datanetwerk van Renault, dit veroorzaakte een enorme vertraging in het internationale validatieproces.
- De inkoopafdeling van Renault moest voorheen telkens handmatig een grote hoeveelheid gegevens van het ene naar het andere systeem kopiëren.
Het nieuwe Contract Managementsysteem moest minimaal voldoen aan de onderstaande criteria, door middel van Workshops hebben de consultants van Grippr een programma van eisen opgesteld.
Toekomstbestendigheid: op moderne systemen werken (d.w.z. met Windows 10 en hoger). Hierdoor kon de inkoopafdeling verder gaan met de voorbereidingen voor het implementeren van de juiste nieuwe hard-
en software.
Eén centrale ‘repository’: bij voorkeur in de cloud zodat niet te veel serverruimte van Renault zou worden verbruikt bij contractopslag, er moest zonder SharePoint gewerkt kunnen worden.
Offsite’ validatie: het systeem moest ‘offsite’ toegankelijk zijn zodat het hoger management / de directie overal en altijd, dus ook ‘onderweg’ contracten kan valideren.
Solide workflow: het systeem diende voorzien te zijn van een solide en flexibele workflow voor een digitaal validatieproces.
Gebruiksvriendelijk: het nieuwe systeem moest per sé bijzonder gebruiksvriendelijk zijn. Zo gebruiksvriendelijk dat elke contracteigenaar, zonder training, heel gemakkelijk en snel, een optimaal rendement uit de contractovereenkomsten kan halen.
Alles in één systeem: het kopiëren van gegevens moest voortaan niet meer nodig zijn.
Snel operationeel: de tool moest binnen de door Renault BeNeLux opgestelde, tamelijke korte, tijdsfasering daadwerkelijk operationeel zijn. Dit is overigens uitstekend gelukt.
Van 60 pakketten naar de ultieme inkoopsoftware voor Renault
Nadat Renault voor Grippr Procurement had gekozen, hebben onze consultants een Programma van eisen voor Renault opgesteld. Op basis van deze eisen zijn circa 60 mogelijke integrale Contract Management-systemen geselecteerd en geanalyseerd. Op basis van een eerste adviesrapport met een gedetailleerde onderbouwing werden vervolgens 8 softwarepakketten uitgekozen en voorgesteld aan de opdrachtgever. Na een grondige vergelijking van deze pakketten gaven de procurement specialisten van Grippr, samen met de gekozen leveranciers, product-demonstratie van de geadviseerde Contract Management-oplossingen. Op basis hiervan werd uiteindelijke de voor Renault optimale inkoopsoftware gekozen en aangeschaft.
Voordelen van de gekozen cloud-oplossing
Hieronder vermelden we de voordelen van de door Renault BeNeLux en Grippr gekozen integrale cloud-oplossing voor Contract Management en validering van leverancierscontracten.
Kostenbesparing
Compliance & riskmanagement: Risicominimalisatie, gemakkelijk volgen en automatiseren van contractuele verplichtingen, monitoren van voortgang RAG status
Samenwerking en inzicht : Optimaliseren van samenwerking en inzichtelijkheid, alle bestanden en e-mails gecentraliseerd, zelfstandig en als team beheren van alle benodigde acties
Procurement Best Practice: Flexibele workflowsjablonen voor procesoptimalisatie, leveranciersportaal optimaliseert samenwerking met en het beheer van relaties
Usability & adoptie: Intuïtieve interface, geen training nodig en een onbeperkt aantal gebruikers
Geïntegreerd eco-systeem: Maakt gebruik van bestaande systemen en data en gebaseerd op bestaande beveiliging-standaarden
Leveranciersportaal: Gecentraliseerde communicatie en acties en legt automatisch belangrijke gegevens waaronder onderzoeksgegevens vast
Zakelijke redundantie: Centralisatie van ‘corporate intelligence’ en bescherming van personeel en de leveranciersomzet
Uitrol naar andere landen binnen Europa?
Sinds september 2019 werkt Renault BeNeLux met haar nieuwe integrale oplossing voor Contract Management en validatie. De oplossing voldoet volledig aan de verwachtingen van de CFO van Renault BeNeLux en zijn team. Op basis van gesprekken met het management van Renault zullen binnenkort eventueel benodigde aanpassingen en een uitrol naar andere landen worden besproken.
Toe aan uw volgende digitale inkoopstap?
Wilt u meer weten over deze business case of over Contract Management 2.0 door middel van de inzet van Best in Class inkoopsoftware? Neem dan vrijblijvend contact op met Grippr Procurement : 085-007 44 33 of info@grippr.nl