Digitalisering maakt inkoop efficiënter en leuker
De volgende stap die in de inkoopwereld wordt gezet is richting e-procurement. Je kunt immers niet meer met een Word-document of excelletje alles bijhouden. Dat is alsof je als administratieafdeling nog met een Excel-sheet je debiteuren/crediteuren in de gaten houdt. Dat werkt niet meer!
Inkoop staat niet stil
Inkoop heeft in de afgelopen vijftien jaar grote stappen gezet. Zo zijn er goede nieuwe methodieken ontwikkeld, zoals best-value-procurement (BVP). Daarnaast is er steeds meer aandacht voor Europees aanbesteden, en is contractmanagement als professioneel vakgebied op de kaart gezet. Dankzij onder meer nieuwe regels op het gebied van privacy moeten inkopers bovendien een steeds beter overzicht hebben van de bevoorradingsketen.
Je moet nu gebruik maken van professionele software.
Zo stelt Alex Couperus, samen met Merel Plante, managing partner van Grippr. Ons inkoopadviesbureau focust zich op de digitalisering van (delen van) het inkoopproces. Daarbij gaat het bovenal om het “automatiseren van de operationele, administratieve taken (contracten invullen, e-mails naar leveranciers sturen, draaitabellen maken, enz.) zodat je meer tijd overhoudt om echt als inkoopadviseur bezig te zijn”.
Plante benadrukt dat er niet één juiste wijze is om deze digitalisering door te voeren: “Wij kennen de softwaremarkt heel goed en zoeken voor ieder bedrijf de beste oplossing. Dat is onder meer afhankelijk van de volwassenheid van het bedrijf, hoe internationaal het gericht is, en hoeveel digitale begeleiding er gegeven moet worden.”
Wat is je visie?
Couperus stelt dat er maar heel weinig heel slechte softwarepakketten zijn. Er zijn volgens hem slechts innovatieve en minder innovatieve pakketten, en welk pakket gebruikt wordt hangt vooral af van de bedrijfsdoelen. “Voordat je begint met digitaliseren moet je een visie formuleren, waarbij je duidelijk maakt wat de grotere doelen van het bedrijf zijn. Dit is de eerste stap in een digitaliseringsproces die uit in totaal vijf fases bestaat.
De volgende stap is je plannen onderbouwen met een business case waarin duidelijk wordt dat wat je wil rendabel is. Daarna begint een nieuwe fase, de beslissingsfase. De beslissing om te digitaliseren wordt over het algemeen genomen door een hoger management en daar hoort onder meer een toelichting en een investeringsplan bij. Wanneer de beslissing eenmaal genomen is ben je er niet. Dan moet je gaan implementeren, en daarbij hoort onder meer het trainen van je werknemers. Uiteindelijk beland je dan bij de laatste stap en dat is gewoon ‘aan de slag’.”
Angst voor het onbekende verdwijnt door training
Als je eenmaal aan de slag bent is het ook belangrijk dat je aan de slag blijft. En daar gaat het weleens mis. Couperus: ”Wij merken dat wanneer bedrijven de software implementeren in het begin heel succesvol zijn. Wanneer de projectleider echter vertrekt en de druk een beetje van de ketel gaat vervallen mensen echter toch weer in hun oude routines. Ze gaan dan weer terug naar Excel bestanden in plaats van de software te gebruiken.
We zien bij bepaalde bedrijven die de digitaliseringsslag gemaakt hebben dat ze na een jaar of twee van 100% gebruik zijn teruggezakt naar 40% gebruik. Dat is eigenlijk een soort angst voor het onbekende. En die angst gaat alleen weg wanneer je mensen goed traint.”
Op school al meer kennis van inkoopsoftware
Volgens Plante zou het goed zijn als die training al op de inkoop-opleiding begint zodat toekomstige inkopers bekend zijn met de wereld van inkoopsoftware. Die kennis ontbreekt momenteel op veel inkoopafdelingen, wat een gemiste kans kan zijn. Zo bevestigt ook Couperus: “Door operationele inkoop te automatiseren kan een inkoopafdeling 20% tot 25% effectiever werken. Dat levert heel veel extra tijd voor zaken met toegevoegde waarde op!
Op kleinere afdelingen waar bijvoorbeeld slechts twee personen werken kun je bezuinigen op salaris/personeelskosten niet doorvoeren, maar die twee inkopers zullen wel effectiever aan het inkoopproces kunnen werken. Ze zullen bijvoorbeeld jaarlijks in plaats van 10 sourcingstrajecten, misschien 20 sourcingstrajecten uit kunnen voeren. Dat kan tonnen, mogelijk zelfs miljoenen, besparen en heel veel extra innovatie voor een bedrijf opleveren.
Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden
Plante stelt tot slot dat je de software niet alleen kunt gebruiken om je werk te ondersteunen, maar ook om je verhaal naar de rest van de wereld te delen. Het Procurement Dashboard en Spend Dashboard van Spend Monkey stelt je bijvoorbeeld in staat om aan een manager of CEO overzichten te laten zien die direct tot een aanpak of inkoopstrategie kunnen leiden.
Dat levert een heel ander gesprek op dan een draaitabel, waardoor je als inkoopafdeling een serieuzere gesprekspartner wordt. Bovendien vallen inkoopafdelingen steeds vaker onder de verantwoording van de financieel directeur in plaats van de facilitair directeur. En CFO’s zijn heel cijfermatig gedreven en gewend om met dashboards en management rapportages te werken. Wanneer je daar als inkoopafdeling niet op aansluit ben je weg.”
Meer informatie?
Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op of bel met Grippr: 085-0074433
3 Criteria voor een optimale inkoopadministratie!