Diensten Oplossingen Vacatures
  • 360-graden-benadering
  • Maatschappelijk verantwoord
  • Margeoptimalisatie

3 Criteria voor een optimale inkoopadministratie!

Grippr.nl > Nieuws > 3 criteria voor een optimale inkoopadministratie!

3 Criteria voor een optimale inkoopadministratie!

 

Januari 2020 | Alex Couperus

 

Het afhandelen van inkoopfacturen verschilt per organisatie maar overal zijn er vrijwel dezelfde problemen. Zoals repeterende handelingen en een te lage kwaliteit van de data waardoor er te weinig inzicht en overzicht is. Door gestructureerd gebruik te maken van de criteria automatisering, controle en context worden deze problemen/uitdagingen verholpen en zijn er (forse) tijd- en geldbesparingen mogelijk.

 

Hoe deze 3 criteria inzetten?

De inkoopadministratie optimaliseert u door processen te digitaliseren, processen en werkmethodieken te standaardiseren en deze vervolgens op een slimme manier te automatiseren. Enerzijds zorgt dit voor (meer/beter) inzicht en overzicht. Anderzijds levert dit een organisatie significante besparingen in tijd en geld op. Maak bij deze verbeterslag gebruik van de volgende drie kritieke criteria: automatisering, controle en context.

 

1. Automatisering

Dit criterium bij het optimaliseren van inkoopadministratie noemen we gemakshalve ‘automatisering’ maar zou voluit eigenlijk digitalisering, standaardisering en automatisering moeten heten. Onder digitalisering verstaan we het digitaliseren van het totale inkoopproces vanaf de ontvangst van de inkoopfactuur tot en met de betaling. Door digitalisering wordt er binnen de organisatie minder of zelfs totaal geen gebruik gemaakt van papieren documenten. Dit vermindert de kans op fouten, verhoogt de snelheid bij het afhandelen van de werkzaamheden en vergt minder opbergruimte voor ordners en archieven.

 

Na digitalisering van het proces is standaardisatie nodig om de volgende stap mogelijk te maken: automatisering van de inkoopadministratie. Belangrijk bij dit criterium is dat u duidelijk in kaart brengt welke terugkerende werkzaamheden er zijn. Deze werkzaamheden, waaronder het werk tijdens het factuurverwerkingsproces, zijn bij uitstek geschikt om te automatiseren. Software herkent automatisch de belangrijkste factuurgegevens, doet direct een boekingsvoorstel en stuurt de inkoopfactuur via een ‘digital approval flow’ rechtstreeks door naar de juiste persoon. Voor vele organisaties loont het de moeite om door te rekenen hoeveel besparing in tijd en budget een goed geautomatiseerde inkoopadministratie op jaarbasis oplevert.

 

2. Controleren

Het tweede criterium voor het optimaliseren van de inkoopadministratie zijn controlerende functies. Werkzaamheden en processen die iemand normaal gesproken handmatig of misschien niet (meer) controleert, worden door een geautomatiseerde oplossing sneller en nauwkeuriger dan ooit gecontroleerd. Tijdens de eerder vermelde ‘digital approval flow’ kun je bijvoorbeeld de historie en route van een factuur binnen de organisatie op elk moment en op elke plaats precies volgen. Overige belangrijke controlerende voordelen van een goed geautomatiseerde inkoop zijn bijvoorbeeld een automatische controle op dubbele facturen en een automatische controle of de betaling aan het juiste IBAN-nummer wordt gedaan. Een voordeel is ook dat in auditlogs heel eenvoudig kan worden bijhouden welke wijzigingen er gedurende een proces of gedurende de tijd plaatsvinden in facturen en/of gebruikers.

 

3. Context

Met het inzetten van de eerste twee criteria wordt automatisch de benodigde context gecreëerd voor het totale inkoopproces. Dankzij deze samenhang weet men binnen een organisatie niet alleen waar een inkoopfactuur zich in het proces bevindt en wie er wat met een inkoopfactuur gedaan heeft, het is ook heel gemakkelijk om facturen met elkaar te vergelijken. Digitalisering en standaardisering van inkoopfacturen zorgt er bovendien voor dat er data beschikbaar komt waarmee – als onderdeel van het integrale bedrijfsproces – onder meer het totale inkoopproces binnen een organisatie geoptimaliseerd kan worden.

Door gebruik te maken van geavanceerde Business Intelligence dashboards (BI Power dashboards) zijn de processen rondom de verwerking van inkoopfacturen bijzonder transparant en kunnen deze dienen als basis voor een verdere procesoptimalisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan dashboards voor informatie over onder andere de matching van inkoopfacturen met inkooporders, het aantal creditnota’s per leverancier, de betalingstermijn per leverancier en per periode, het aantal verwerkte facturen per periode en de doorloopsnelheid bij het goedkeuren van facturen. Door data toegankelijk te maken voor gebruikers en deze te vertalen naar informatie voor het nemen van gefundeerde (dagelijkse) beslissingen, krijgen gebruikers en de directie/het management de beschikking over bijzonder waardevolle ‘instrumenten’.

 

Meer weten?

 

Wilt u meer weten over integrale oplossingen om inkoopprocessen en inkoopadministraties zo efficiënt mogelijk te digitaliseren?

 

Neem contact op met Grippr Procurement: 085 – 007 44 33

 

Bron: Blue10/Grippr