Spiegeltje, spiegeltje ….
Augustus 2020 | Merel Plante
Iedere organisatie is verschillend. Toch zijn er stappen in het procurement proces die vergelijkbaar zijn met elkaar. Wat zijn de verschillen, wat zijn de overeenkomsten? Een overeenkomst is in ieder geval dat goede medewerkers met een goede opleiding altijd de basis zijn voor een succesvol inkoopbeleid.
Voor die conclusie is geen procurement scan nodig. Wanneer wel? En wat levert dit je op?
De Grippr procurement scan
Merel Plante, Managing Partner bij Grippr Procurement: “Een procurement scan is een middel om op een frisse en integrale manier door een externe specialist naar inkoop te laten kijken. Hoe ziet de inkoopstrategie eruit? Op basis van welke informatie worden besluiten tot een RFP genomen? Hoe lopen de inkoopprocessen als sourcing, contractmanagement, leveranciersmanagement, operationeel inkopen en het factuurproces? Is de inkoopafdeling nog onlangs getraind? Welke verdere IT-procesondersteuning is er?”
Tesla, de strategie en Procurement
10 jaar geleden was Tesla een volledig onbekend merk. Een 100% elektrische auto, gebaseerd op de Lotus Elise. Voor de kenner en de fans. Het mocht wat kosten om zo’n auto aan te schaffen, en inkoop keek dus ook niet op een dollartje. Vervolgens werden Model X en Model S gelanceerd. Nog steeds hoge kwaliteit, maar ook sterke leverbetrouwbaarheid. Om een goede naam neer te zetten. Geen volumedeals voor inkoop, maar geavanceerde, betrouwbare dure producten om in te kopen. Nu bestaat model 3 en model Y. Dit is hoog volume. Je ziet ze ook steeds vaker op straat. Inkoop gaat nog steeds over innovatie en kwaliteit, maar ineens gaat het ook over andere onderdelen, als efficiënt bouwen en produceren. Met volumekortingen. Door de veranderende fase in de levenscyclus van dit bedrijf, zijn dus steeds andere eisen aan inkoop gesteld. De volgende generatie Tesla’s gaat nog verder. Er wordt gesproken over ‘ultra low cost’, wat weer andere eisen aan inkoop met zich mee neemt.
De inkoopprocessen
Hoe lopen de inkoopprocessen als sourcing, contractmanagement, leveranciersmanagement, operationeel inkopen en het factuurproces? Bij welke vorm van inkoop wordt de afdeling inkoop betrokken? Hoe komt een sourcing event tot stand? Welke bellen gaan rinkelen als een contract af gaat lopen? Wie worden betrokken bij de keuze voor vernieuwing, verlenging of beëindiging? Op welke niveaus vindt leveranciersmanagement plaats voor de strategische of kernleveranciers? Maar ook: hoe verloopt het bestelproces? Wie keurt goed? Hoe loopt het factuurafhandelingsproces? Hoe lang ‘zwerft’ een factuur rond in de organisatie voordat deze betaalbaar gesteld kan worden?
ICT op orde?
Een belangrijke vraag is ook of de ICT op orde is waardoor je beschikt over de juiste management-informatie om tijdig en goed bij te sturen. Uit onderzoek blijkt dat vrijwel iedere organisatie wel het grote belang inziet van goede en gekwalificeerde medewerkers. Maar vaak ontbreekt het aan de juiste stuurinformatie die aantoonbaar bijdraagt aan het optimaliseren van het procurement proces. Of inkoop heeft te kampen met enorme papieren stapels, omdat alles nog per mail, brief of zelfs fax wordt uitgestuurd. En handmatig wordt ondertekend. Weinig IT-ondersteuning dus. En dat kan voor vertraging zorgen. Om maar niet te spreken over documenten die zoek kunnen raken.
Iedereen aan boord?
Een net zo belangrijk onderdeel van de procurement scan is het human capital. Dat begint met de getallen: hoeveel inkopers zijn er? Hoeveel spend under management heeft iedere inkoper onder zijn hoede? Maar ook de andere indicatoren: hoeveel training en opleiding vindt plaats binnen de inkoopafdeling? Hoe is het ziekteverzuim? Hoe zit de inkoper ‘in zijn vel’?
Conclusie
Procurement is nooit af. Inkoop moet zichzelf continue ‘heruitvinden’ om mee kunnen ontwikkelen met de huidige vraag van het bedrijf. En zichzelf regelmatig de vraag stellen: sluiten we nog aan bij de Product Life Cycle waar ons bedrijf zich in bevindt? Het is goed om elk jaar of iedere paar jaar te bekijken wat je kunt aanpassen in procurement om naadloos aan te sluiten. In processen, mensen en middelen. Met een procurement scan hou je jezelf en de organisatie een spiegel voor waardoor je een goed beeld krijgt van waar je als organisatie staat, wat de verbeterpunten zijn en hoe en wanneer die verbeteringen worden doorgevoerd binnen het P2P-proces.
Klantencase
Regelmatig voeren we een procurement scans uit voor onze klanten. Vaak bij organisaties waarbij de contracten centraal worden aangekocht en de operationele inkoop decentraal plaatsvindt.
Bij onze procurement scan werd een onderverdeling gemaakt in de volgende stappen:
- Focus interviews , desk research
- Verwerken van de hieruit verkregen inzichten
- Adviesrapport/presentatiedocument
De uitgevoerde scan gaat uit van 3 niveaus:
- strategische richting: alignment van bedrijfsstrategie en inkoopstrategie.
- processen die waarde toevoegen: zijn efficiency- en effectiviteitsverbeteringen mogelijk.
- ondersteunende infrastructuur: voor ondersteuning van de strategische en tactische activiteiten van de inkooporganisatie.
In de uitvoerige Procurement scan gaat Grippr gedetailleerd in op de volgende onderdelen:
- Contract Management
- Leveranciersmanagement
- Bestelproces/systeem
- Factuurafhandeling en declaraties
- IT-systemen: contractmanagement software, spend dashboard, leveranciersmanagement, operationele inkoopsysteem, factuurafhandeling
- Human Resources
Inkoop Roadmap
Op basis van de beschikbare informatie stelt Grippr een roadmap voor de aankomende anderhalf jaar op. Op duidelijke grafische wijze brengen we alle uit te voeren acties volgtijdelijk in kaart gebracht inclusief de onderlinge afhankelijkheden.
Pick our Brains? Meer informatie?
Wilt u weten wat de procurement scan u kan opleveren?
Wilt u meer weten over onze (digitale) oplossingen?
Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze consultants.
U kunt ons ook bereiken via info@grippr.nl of 085 – 007 44 33
Meer Grippr artikelen
Grippr wordt exclusief softwarepartner van ContractNow