Nog succesvoller met contractmanagementsoftware
24 januari 2019 / In Nieuws / By Merel Plante
U wordt nóg succesvoller met contractmanagement als u aan de volgende drie voorwaarden voldoet voor de selectie van goede contractmanagementsoftware:
- De contracten zijn vindbaar en toegankelijk voor de gebruikers
- Er is een actieve koppeling met uw self-service leveranciersplatform
- Goede contractmanagementsoftware is gekoppeld aan uw spend.
1 De contracten zijn vindbaar en toegankelijk voor de gebruikers
Dagelijks worstelen contractmanagers die geen goed systeem hebben met deze vraag van collega’s die van de dienstverleningen van een contract gebruikmaken: “waar is het contract?” En daarmee wordt bedoeld: “waar is de laatste versie van het gezamenlijk ondertekende contract, waar leverancier en wijzelf ons aan gebonden hebben?” Soms ligt er een hardcopy in de kast. En soms is er een sharepoint oplossing waar zowel onder de leverancier als in het mapje ‘contracten’ twee verschillende (niet altijd ondertekende) versies staan. En soms is er een systeem waar je het contract in zou kunnen vinden. En dan hebben we eindelijk een document gevonden, maar dan heeft het nog niet de juiste status. Of er is al op door-onderhandeld.
Een manager contracting schatte eens in dat al zijn inkoop- en contractmanagers ongeveer 25% van hun tijd kwijt zijn met het zoeken naar een contract, en het najagen van de status van een contract. Dat is behoorlijk veel tijd. Die kunt u makkelijk aan het onderhandelen over nieuwe contracten besteden.
Dus toegang van de contractgebruikers tot uw centrale contractmanagementsoftware waarin de juiste contracten staan is een absolute must.
2 Er is een actieve koppeling met uw self-service leveranciersplatform
Waarom is dit interessant? Omdat uw leveranciers vaak een actieve taak hebben binnen een contract. Naast leveringen van producten en diensten moeten zij vaak allerlei onderliggende documenten actief up-to-date houden. Of er zijn nieuwe wettelijke eisen waarbij zij moeten aantonen dat ze voldoen. Maar ook simpele zaken als het wijzigen van een adres. Laat de verantwoordelijkheid liggen bij diegene die er last van heeft als het niet is bijgewerkt. In dit geval dus: uw leverancier. Hij zorgt er ook voor dat de informatie juist is: een leverancier maakt niet snel spelfouten in zijn gegevens.
En het liefste heeft u dus een contractmanagementsoftware dat direct een leveranciersmanagementsysteem is en communiceert naar uw leveranciers. Zodat u ook massa-berichten kunt uitsturen. Bijvoorbeeld de verhuizing van uw bedrijf of communicatie over een no-gift policy.
Helemaal mooi als u enerzijds dus de contractgebruikers heeft en anderzijds de leveranciers. In een softwarepakket. Dan wordt het een stuk makkelijker om een leveranciers-evaluatie uit te voeren en de uitkomst te delen met uw leverancier. Dan kan hij direct verbeteren op de punten waar het (voor u) echt om gaat.
3 Goede contractmanagementsoftware is gekoppeld aan uw spend
Wij krijgen vaak de vraag: welke contracten moet ik mee beginnen? Wij kijken daarmee naar een combinatie van spend en risico’s. Heeft u tenminste uw top 20% leveranciers gecontracteerd? Zo ja, heeft u de leveranciers met hoogste risico gecontracteerd? Daarnaast spreken veel inkopers (staffel)kortingen af, of bepaalde kick-back fees. Maar echt meten doen ze niet, want het contractmanagement systeem is niet gekoppeld aan de spend. Zo wordt (NEVI onderzoek) 50% van de overeengekomen contractafspraken niet nageleefd. Daar zit dus ook een groot stuk business case. En dat gaat om vele euro’s per jaar, ieder jaar weer.
Het klinkt simpel. En er zijn softwareoplossingen die aan alle drie deze voorwaarden voldoen: wij hebben gezocht naar software die bovenstaande uitdagingen tacklen. Dus wij werken alleen met contractmanagementsoftware die aan deze voorwaarden voldoet, zoals bijvoorbeeld Gatekeeper, Trackado of Coupa. Wil je meer weten? info@grippr.nl voor Grip op contracten.
Meer lezen over contractmanagement of leveranciersmanagement?
Goed leveranciersmanagement kan altijd beter. Zeven stappen naar succes.