Diensten Oplossingen Vacatures
  • 360-graden-benadering
  • Maatschappelijk verantwoord
  • Margeoptimalisatie

Is jouw procurement strategie in beton gegoten?

Grippr.nl > Nieuws > Is jouw procurement strategie in beton gegoten?

Is jouw procurement strategie in beton gegoten?

 

Zeg eens eerlijk: heb jij jouw procurementplan en -strategie al herzien? Of blijf je krampachtig vasthouden aan de plannen die je eind vorig jaar maakte? Of begin dit jaar? Zoals we allen weten is er de afgelopen tijd veel veranderd in de wereld. Het coronavirus en de oorlog in Oekraïne hebben uiteraard ook de nodige impact op procurement.

 

We adviseren je daarom om je huidige procurementstrategie opnieuw te bekijken. Met onze 8 tips kun je meer flexibiliteit inbouwen in je procurementstrategie. Zodat je die voortaan tijdig en frequenter kunt aanpassen waardoor je bijvoorbeeld bedreigingen kunt omzetten in kansen.   

 

Lange versus korte termijn

 

Merel Plante, Managing Partner bij Grippr Procurement: “Een gedegen procurement strategie is natuurlijk van essentieel belang voor een organisatie. Het grote manco bij veel lange termijnplannen – ook bij plannen op het gebied van procurement – is dat ze vaak niet meer aansluiten bij de actuele marktsituatie. Vaak is er onvoldoende flexibiliteit om de strategie aan te passen in goede of slechte tijden.

 

En dat is jammer.

 

Want daardoor worden bedreigingen maar ook kansen niet of niet tijdig gesignaleerd. Organisaties die onvoldoende flexibiliteit hebben in hun procurementplannen en in zowel hun strategische als operationele procurement- beleid spelen wat ons betreft met vuur. Het één of twee keer jaar opstellen of slechts op enkele punten aanpassen van je procurementstrategie is vandaag de dag echt onvoldoende.

 

Wij zien dat vele van onze opdrachtgevers de afgelopen 2 jaar minstens 5 keer per jaar hun plannen hebben gewijzigd en dat ze daarmee een betere aansluiting hebben en meer inkoopsucces behalen.

 

 

 

8 stappen voor meer flexibiliteit

 

Wij onderscheiden 8 stappen die zorgen voor meer flexibiliteit in je meerjarige strategische procurementplannen maar ook in je operationele plannen voor de middellange en korte termijn. We nemen ze samen kort met je door.

 

1. Analyseer je huidige status

Waar sta je, wat wil je en hoe denk je dat te bereiken? Klinkt simpel. En dat kan het ook zijn. Maar dat is lang niet altijd zo. De analyse maakt trends op het gebied van spend management inzichtelijk, geeft kansen en bedreigingen aan en geeft aan welke kostenbeperkingen waar mogelijk zijn en hoe je die het best kunt doorvoeren.

 

2. Betrek alle belanghebbenden

Breng gedetailleerd in beeld op wie (organisaties en personen) het procurementplan en de uitvoering hiervan impact/invloed heeft. Het is natuurlijk belangrijk om rekening te houden met hun eisen, wensen en behoeften. Door stakeholders actief te betrekken bij het opstellen en aanpassen van je procurementplannen verkrijg je waardevolle input en verzeker je jezelf van hun betrokkenheid.

 

3. Stem strategie en organisatie op elkaar af

Je procurementstrategie moet afgestemd zijn op de wijze waarop je organisatie is ingericht. Sterker nog, je hebt het meeste succes als de organisatie een verlengde is van de strategie. Een ‘fact based spend analysis’ helpt je hierbij en helpt je ook bij het vaststellen van de juiste prioriteiten bij het bereiken van de (nieuwe/aangepaste) strategische doelstellingen.

 

4. Gebruik effectieve tools

Accenture omschrijft het als volgt, we hadden het zelf niet beter kunnen zeggen: “Digital procurement gives decision-makers better visibility, reduces risk, and boosts compliance—ultimately increasing spend under management and driving more value for the business.” Goede tooling brengt je zoveel meer.

 

5. Bepaal samen je ‘policy’

Je procurementplan is natuurlijk pas echt effectief als het beleid gedragen/geaccepteerd wordt door de medewerkers die er dagelijks mee werken. Anders heb je een ‘papieren tijger’. En ben jij een soort van politie-agent. Pas je je procurementplannen aan, ingrijpend of niet, vergeet dan vooral niet om anderen daar bij te betrekken. Of hen in ieder geval op de hoogte te brengen van het actuele beleid.

 

6. Geef prioriteiten aan

Je weet het: procurement is een dynamisch vak waarbij je tijdig moet inspelen op veranderingen. Niet op ‘buikgevoel’. Maar op basis van betrouwbare spend management informatie die onder meer op een juiste manier en tijdig is opgeschoond, geclassificeerd en gecategoriseerd. En waarbij duidelijk al dan niet nieuwe/gewijzigde prioriteiten op het gebied van procurement worden aangegeven.

 

7. Bepaal je succesfactoren

Wanneer is je procurementstrategie en -beleid succesvol? Daar mogen geen misverstanden over bestaan. Veranderen de KPI’s voor de gehele organisatie dan moeten de KPI’s op het gebied van procurement uiteraard ook aangepast worden. Een mismatch zorgt onherroepelijk voor brokken.

 

8. Voer uit en pas aan

Zie je procurementplan niet als een in beton gegoten beleidsdocument. Pas je beleidsplannen regelmatiger dan ooit  aan op basis van onder meer marktontwikkelingen. Data uit spend analyses biedt je hierbij een schat aan informatie en helpt je om een flexibel strategisch en operationeel procurementbeleid te implementeren en te hanteren.

 

 

 

Meer informatie?

 

Meer weten over de digitale mogelijkheden en voordelen van spend management?? Neem dan vrijblijvend contact op of bel met Grippr: 085-0074433 

 

Nieuwe functionaliteit in Spendmonkey: EU Aanbestedingsoverzicht

De inkoper 2.0 gaat als een raket!

Dit artikel is gebaseerd op een blog van Sievo