Benchmarking: stel jezelf deze 7 vragen!
Oktober 2020 | Alex Couperus & Merel Plante
Natuurlijk wordt binnen de inkoop benchmarking steeds vaker ingezet. Niet alleen incidenteel operationeel, in toenemende mate ook op een strategische en structurele wijze. De meest uiteenlopende organisaties vergelijken hiermee hun inkoopprocessen en -kosten met soortgelijke organisaties. Doelen hierbij kunnen onder andere zijn: het verbeteren van de eigen inkoopprocessen en het besparen van kosten. Maar ook steeds meer: het verbeteren van de concurrentiepositie. Voor tal van organisaties is procurement benchmarking dan ook een onmisbaar onderdeel van hun bedrijfsvoering.
Overweeg je om je procurementproces te benchmarken? Stel jezelf dan 7 belangrijke vragen.
Toegevoegde waarde
In een recent artikel in Spend Matters benadrukt Chief Research Officer Pierre Mitchell dat steeds meer bedrijven het grote belang inzien van benchmarking. Het biedt organisaties vitale informatie
om hun toegevoegde waarde in ‘supply chains’ te vergroten. En het helpt inkoopteams bij het gebruikmaken van nieuwe inkoopbronnen, nieuwe digitale methodieken en bij het op efficiënte wijze doorvoeren van bedrijfsstrategische wijzigingen.
Alex Couperus, Managing Partner bij Grippr Procurement: procurement benchmarking zou niet op zich moeten staan. Voor een optimaal rendement moet het onderdeel zijn van een bedrijfsbrede ‘Performance Management-aanpak’. Om op een waardevolle manier je inkoopkosten te benchmarken is het belangrijk te weten hoe je moet benchmarken. Je moet niet alleen beter inkopen maar ook beter meten. Hierdoor krijg je focus op de juiste dingen en ga je niet slechts je eigen werkzaamheden vergelijken met die van anderen. Merel Plante vult aan: dat laatste kom ik in de praktijk nog regelmatig tegen. Organisaties doen zichzelf hiermee enorm tekort.”
Stel jezelf deze 7 vragen
Benchmarking is aantoonbaar van grote waarde voor organisaties. Maar – eerlijk is eerlijk – het opzetten en uitvoeren van een goede benchmark is geen peuleschil. Dat lichten we toe aan de hand van de volgende 7 vragen die je jezelf met betrekking inkoop benchmarking zou moeten stellen.
1- Wat wil je benchmarken?
Wil je alleen de huidige dagelijkse inkoopwerkzaamheden benchmarken. Of wil je meten/analyseren welke werkzaamheden er op de purchase-afdeling gedaan zouden moeten worden? Zoals bijvoorbeeld het innoveren van de samenwerking met strategische leveranciers?
2- Alleen kostenbesparing?
Als je je bij je benchmark beperkt tot het beperken van kosten en de efficiency van de verschillende afdelingen mis je ‘het grote plaatje’. Je gaat dan onder meer voorbij aan het meten en verbeteren van de prestaties van je leveranciers.
3- Hoeveel benchmarkgegevens?
Hoeveel benchmarkgegevens heb je nodig? En hoe specifiek moeten die zijn om bruikbare vergelijkingen te kunnen maken? Teveel benchmarkgegevens kunnen zorgen voor een overstelpende hoeveelheid informatie.
Te weinig benchmarkgegevens leveren niet het gewenste representatieve vergelijkingsmateriaal op.
4- Welke benchmarkbron kiezen?
Hoe kies de juiste benchmarksoftware en de juiste partner voor het (laten) uitvoeren van je procurement benchmark? Er zijn tal van keuzemogelijkheden. Grippr Procurement kan, met het Spendmanagement platform Rapid, u niet alleen ondersteunen met advies maar ook met de inrichting en met de implementatie van deze software voor uw procurement benchmark.
5- Incidenteel of structureel?
Hoe kunt u benchmarking het beste inzetten? Als een periodieke actie? Of als onderdeel van continue ‘performance management’ processen?
6- Hoe benchmarking-data gebruiken?
Hoe kunt u de data uit uw procurement benchmarking gebruiken om optimalisaties door te voeren en toch flexibel blijven? Zonder ‘overfixatie’ op de data? En hoe beperkt u de kosten voor het verkrijgen en gebruiken van al die data?
7- Alle moeite wel waard?
Hoe optimaliseert u de ROI van uw e-procurement benchmarking? Plat gezegd: hoe zorgt u ervoor dat alle inspanningen en kosten hun geld gaan opleveren? En hoe kan digitalisering daarbij een bijdrage leveren?
Meer informatie?
U wilt vrijblijvend meer weten over e-procurement benchmarking? En vooral over de voordelen die het uw organisatie kan opleveren?
Neem contact op met een consultant van Grippr Procurement. U kunt ons ook bereiken via info@grippr.nl of 085 – 007 44 33
Meer Grippr artikelen
Grippr wordt exclusief softwarepartner van ContractNow