De 4 “succes verzekerd” stappen bij een P2P-pakketselectie
Door: Merel Plante en Alex Couperus
Als slimme inkoopprofessional ga je bij het selecteren van een Purchase-to-Pay-pakket natuurlijk niet over één nacht ijs. Logisch, want een dergelijk pakket is van essentieel belang. Zeg maar gerust van levensbelang. Dat geldt voor de inkoopafdeling zelf. Maar ook voor overige afdelingen. Alleen… er zijn in inmiddels circa 100 P2P-pakketten beschikbaar. Stuk voor stuk worden die door de desbetreffende softwareleverancier/ontwikkelaar aangeprezen als de perfecte oplossing.
Maar welk pakket is echt het best passend voor uw organisatie?
Alex Couperus en Merel Plante, beiden managing partner van Grippr Procurement, onthullen hun succesformule bij pakketselecties.
Beproefde methodiek
Alex Couperus: “Afgelopen jaren hebben we P2P-pakketselecties verzorgd voor uiteenlopende opdrachtgevers. Onder meer voor Erasmus MC, zorginstelling Ipse de Bruggen, Renault Benelux en BCC. Maar ook voor de goede doelenorganisaties Oranjefonds en Ocean Clean Up.”
Grippr geeft organisaties passend advies voor hun volgende digitale inkoopstap en selecteert samen met hen de juiste inkoopsoftware om die stap te implementeren. En die vervolgens stevig te borgen in de organisatie. Dat laatste is van cruciaal belang. Zo bleek bij elk van de door ons begeleide pakketselecties. Onze beproefde “Procurement made Digital”-totaalaanpak bestaat uit 4 stappen.
Eerst een tip: Word vooral niet verliefd
Alex: “Wat opvalt bij ongeveer al onze pakket- selecties is dat organisaties vaak al een soort van ‘voorliefde’ voor een bepaald Purchase 2 Pay-pakket hebben. Op zich is dat niet vreemd of onverstandig. Want niets menselijks is ook een inkoopprofessional vreemd natuurlijk. Maar het is van groot belang dat je goed kijkt naar de verschillende voor- en nadelen van de verschillende pakketten en op basis daarvan komt tot een weloverwogen keuze.”
Merel: “Gekscherend zeggen wij vaak tegen klanten: ‘Misschien heb je een voorliefde voor een pakket, maar voorkom dat je, om welke reden dan ook, al te verliefd wordt op een P2P-pakket. Want niet voor niet luidt het spreekwoord ‘Liefde maakt blind’. Als onafhankelijk adviseur helpen wij organisaties om tot een goede en gefundeerde keuze te komen die toekomstbestendig is.”
Stap 1: Visioning (workshop)
Tijdens deze workshop van 1 à 2 dagdelen, vaak met onder meer een procesdeskundige en een ICT-deskundige, worden de volgende aspecten gedetailleerd in kaart gebracht:
- Huidige P2P inkoopdeelprocessen inclusief de gebruikte software en automatiseringsgraad.
- Gewenste situatie per inkoop deelproces.
- Het verschil tussen de huidige en gewenste situatie.
Stap 2: Justification
Gedurende deze stap wordt een oplossingsrichting gekozen. Op basis van zowel onze deskresearch als de uitkomsten uit de visioning stap stellen we gezamenlijk met de klant specificaties op. Softwareleveranciers die voldoen aan die specificaties worden geselecteerd. De benodigde investering wordt eventueel getoetst aan de hand van een business case. Tijdens de Justification-stap wordt door ons het volgende beschreven:
- Advies voor oplossingsrichting.
- Gewenste basisspecificaties van de software.
- Longlist: welk type software voldoet aan de gestelde specificaties.
- Optie: business case voor onderbouwing/rechtvaardiging van de investering.
Stap 3: Decision
In deze fase wordt er besloten om bepaalde onderdelen binnen het inkoopproces te digitaliseren. Om verzekerd te zijn van een succesvolle implementatie doorlopen we tijdens de “Decision-stap” samen de volgende stappen:
- Pakketdemonstraties van softwareleveranciers (2 tot 5 partijen, o.a. afhankelijk van stap 2).
- Beoordeling van en advisering over offertes en plannen van aanpak.
- Contractering van de gekozen oplossing.
- Implementatieplan
Stap 4: Implementation
In deze fase staat contracteren, uitonderhandelen en implementeren centraal. Hierbij kan Grippr een aantal rollen op zich nemen in de ondersteuning tijdens de contractonderhandelingen en implementatie:
- Op afstand: uw eigen implementatieteam voert de implementatie uit, af en toe een temperatuurscheck met als doel gezamenlijk de voortgang te evalueren;
- Training en coaching van uw medewerkers om de uitvoering zoveel mogelijk zelf te doen, bijsturen in overleg;
- Als Programmadirectie en gedelegeerd opdrachtgeverschap.
En nu….
Merel Plante en Alex Couperus: bij het selecteren van een leverancier voor een P2P-oplossing kies je voor een relatie van enkele jaren, vaak voor minimaal 5 jaar. Hoewel leveranciers u tijdens hun productdemonstraties wellicht ‘avances’ proberen te maken is het aan te raden om niet te snel toe te happen maar weloverwogen keuzes te maken.
Zodat u lang gelukkig bent met de door u gekozen P2P-oplossing. Grippr Procurement heeft de ervaring en de expertise om u compleet van dienst te zijn bij uw pakketselectie en -implementatie”
Meer informatie?
Wilt u meer weten over onze beproefde aanpak bij het selecteren en eventueel het implementeren van een P2P-pakket? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze consultants of bel met Grippr: 085-0074433 of mail info@grippr.nl .
10 nuttige tips voor je inkoopjaarplan 2021