Diensten Oplossingen Vacatures
  • 360-graden-benadering
  • Maatschappelijk verantwoord
  • Margeoptimalisatie

De 3 winstgevende voordelen van een up-to-date interne bestelcatalogus

Grippr.nl > Nieuws > De 3 winstgevende voordelen van een up-to-date interne bestelcatalogus!

De 3 winstgevende voordelen van een up-to-date bestelcatalogus

 

Grippr Procurement biedt de mogelijkheid om uw interne bestelproces via webshops of interne catalogi continue te optimaliseren door afsluiten van een OCI-onderhoudsabonnement. We optimaliseren het bestaande bestelproces binnen uw bedrijf, actualiseren interne bestelcatalogi, webshops en OCI-koppelingen en voegen leveranciers toe waar mogelijk. 

 

Het levert veel op om de interne catalogi en de OCI-koppelingen up-to-date te houden.

 

Een OCI-abonnement met Grippr heeft dan ook drie grote voordelen: minder administratieve kosten, een efficiënter bestelproces en scherpere inkoopvoorwaarden.

 

 

1. Mindere administratieve kosten: tel uit je winst

 

Merel Plante, Managing Partner bij Grippr: Met een webshop gekoppeld aan uw P2P-systeem (punch-out of OCI) of een interne bestelcatalogus voorkomt u niet alleen een arbeidsintensieve zoektocht maar is vooral de administratieve afhandeling van een bestelling veel efficiënter.

 

Zo verlaagt u de gemiddelde kosten per factuur al gauw van €25,- tot €40,- naar circa €2,50.

 

Tel uit je winst. Laten we voor het gemak even uitgaan van:

 

  • Jaarlijks 3.000 facturen waar de orders via een webshop of interne catalogus lopen
  • Een gemiddeld factuurbedrag van € 25,-
  • Met bestellen via een (interne) catalogus bespaar je dan 3.000 keer € 22,50, oftewel € 67.500,-

 

Voor €50,- per webshop per maand uw interne bestelcatalogi, webshops en OCI-koppelingen altijd up-to-date!

 

en in overleg voegen wij leveranciers met de beste voorwaarden toe!

 

Deze getallen zijn niet uit de lucht gegrepen: een MKB-organisatie verwerkt jaarlijks 3.000 tot 4.000 bestellingen of orders met bijbehorende facturen. Bij grotere organisaties zijn dat maar liefst 15.000 à 20.000 bestellingen en bij de allergrootste zo’n 200.000.

 

Het merendeel daarvan bestaat uit bestellingen met een relatief laag bestelbedrag.

 

Kostbare tijd wordt verspild aan het intern achterhalen aan welke afdeling, kostenplaats en -soort een bepaalde factuur toebedeeld moet worden. Ook het proces rondom autorisatie is tijdrovend en kostbaar. Voor diverse opdrachtgevers heeft Grippr Procurement een P2P-oplossing geïmplementeerd en voeren wij het onderhoud, waardoor u uw kosten per factuur terugbrengt naar slechts enkele euro’s.

 

 

2. Een efficiënter bestelproces

 

Een webshop koppeling met uw P2P systeem biedt een bestelorganisatie diverse voordelen. De belangrijkste:

 

  • Eenmalige gegevens-invoer: hierdoor minder kans op fouten.
  • Forse tijd- en kostenbesparing: dankzij efficiënter bestel- en communicatieproces
  • Geen onderhoud aan product- en prijs-informatie: dat doet de leverancier.
  • Altijd actuele informatie beschikbaar: over producten, voorraden en prijzen (incl. acties)
  • Een geaccordeerde autorisatieflow voorkomt ongewenst bestellingen
  • Beperking van Maverick-Buying, bestellingen worden gedaan bij gecontracteerde leveranciers

 

 

3. Scherpere inkoopvoorwaarden

 

Het gebruik van een digitale bestelwebshop door een opdrachtgevende organisatie is ook in het voordeel van de leverancier/partner:

 

  • Aanzienlijke tijd- en geldbesparing: dankzij efficiënte communicatielijnen
  • Geen dubbele gegevensinvoer
  • Hechtere samenwerking of partnership
  • Grotere volume bij de ene preferred supplier en dus meer leverage voor onderhandeling

 

 

Van een abonnement op je OCI-koppelingen..

 

Het principe van een webshop gekoppeld aan je P2P-systeem, is eenvoudig. U selecteert de leveranciers/partners die u wilt opnemen in uw systeem. In overleg en in samenwerking met de betreffende leverancier wordt er vervolgens een Open Catalogue Interface (OCI-koppeling) met hun ERP-omgeving geïmplementeerd. Nadat het is ingeregeld kunnen geautoriseerde medewerkers van de bestellende organisatie hun bestellingen plaatsen. Hierbij is de factuur gekoppeld aan een inkooporder (PO), is het altijd duidelijk wie/welke afdeling heeft besteld, is de factuur automatisch toegewezen aan de juiste kostenplaats en kostensoort en kan de betreffende inkopende persoon op digitale wijze akkoord geven op de factuur.

 

Bij veel bedrijven wordt dit eenmalig geïmplementeerd, en daarna.. staat het daar! een abonnement met Grippr heeft dan ook drie grote voordelen: minder administratieve kosten, een efficiënter bestelproces en scherpere inkoopvoorwaarden.

 

De inkoper kijkt er niet meer naar om. De functioneel applicatiebeheerder heeft gewoonweg geen tijd voor optimalisatie. Eigenlijk is er geen verantwoordelijke. Het onderhoud is ook niet urgent. Maar wel belangrijk voor uw bestellers, om zoveel mogelijk orders digitaal en dus kostenefficiënter te laten verlopen. Dit onderhoud is natuurlijk onderdeel van uw abonnement met Grippr.

 

Grippr Procurement heeft dergelijke efficiencyverhogende oplossingen gerealiseerd voor diverse opdrachtgevers waaronder voor zorginstelling Ipse de Bruggen en Stork. Uit onderzoek blijkt dat in Nederland vooral OCI-koppelingen worden gemaakt met Technische Unie, Fleurop, Cool Blue, Bol.com, Manutan en Lyreco (kantoorartikelen).

 

..tot een abonnement op je interne catalogi

 

Er zijn ook product-prijslijsten die minder makkelijk met een webshop te koppelen zijn aan uw systeem. Of waar geen webshop van bestaat. Dan is er de mogelijkheid van een ‘interne’ catalogus of assortimentslijst. Met producten, plaatjes en bijbehorende prijzen. Eigenlijk net als een ‘externe’ webshop (waar je dus het P2P systeem verlaat en vervolgens weer terugkeert) maar dan binnen het P2P systeem. Vaak worden deze product-prijslijsten eenmalig ingevoerd en vervolgens voert de functioneel applicatiebeheerder of de afdeling inkoop niet veel meer onderhoud uit.

 

Wij adviseren om tenminste tweemaal per jaar de prijzen te actualiseren en de keuze voor de producten tegen het licht te houden. Maken alle producten nog deel uit van het assortiment van de leverancier? Zijn er (betere) vervangers? Zijn er onderhoudsproducten die toegevoegd dienen te worden? Al deze vragen nemen we mee in het abonnement.

 

De strategie

 

Merel Plante vervolgt: “Het is allereerst goed om een opdeling te maken in orders en bestellingen voor strategische producten zoals grondstoffen en halffabrikaten en niet-productgerelateerde producten en diensten. Tot die niet-productgerelateerde producten en diensten worden onder meer kantoorbenodigdheden, ICT-hardware en middelen maar bijvoorbeeld ook bloemetjes en cadeaubonnen ter gelegenheid van een verjaardag of jubileum gerekend. Die producten worden door een groot aantal mensen binnen een organisatie veelvuldig besteld.

 

Lang niet iedereen denkt er bij zijn of haar bestelling aan om de leverancier te verzoeken op de factuur duidelijk de besteller te vermelden. En waar de bestelling voor diende. Bestelt iemand bijvoorbeeld heel spontaan een bosje bloemen ter waarde van € 25,- voor zijn jarige collega en verzuimt die om de eerdergenoemde informatie op de factuur te vermelden, dan is dat vaak het startsein voor een dure en vervelende zoektocht door de crediteurenafdeling. Met tal van telefoontjes en e-mailtjes moet achterhaald worden wie verantwoordelijk is voor de factuur, of het factuurbedrag correct is en waar de kosten geboekt moeten worden.

 

Meer informatie?

 

Wilt u meer weten over de mogelijkheden en voordelen van een interne catalogus/webshop met een OCI-koppeling? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze consultants of bel met Grippr: 085-0074433 of mail info@grippr.nl .

 

Zoals de berekeningen van de kosten per factuur liet zien: dat loont de moeite!

 

 

3 uitdagingen bij het opzetten van Spend Dashboard

10 nuttige tips voor je inkoopjaarplan 2021