Contract Management: de 12 magische elementen (deel 2)
Maart 2020 | Alex Couperus
Goed Contract Management is geen magie of illusie. Integendeel, in de Contract Management Cycle, ontwikkeld door CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply), worden alle 12 cruciale elementen van Contract Management integraal en in onderlinge samenhang bondig samengevat. In onze vorige e-mail nieuwsbrief gingen we in op de eerste 6 cruciale (= magische) elementen. Dit keer behandelen we de overige 6 elementen die cruciaal zijn binnen een Contract Management Cycle: risico en veerkracht, contractontwikkeling, supplier development, Supplier Relationship Management (SRM), contractbeëindiging en resultaten en ervaringen. Lees ook deel 1
7. Risico en veerkracht
Als onderdeel van de integrale Contract Management Cycle is het aspect risico en de veerkracht van uw organisatie van groot belang. In het algemeen geldt dat u moet overwegen welke verplichtingen en oplossingen u kunt delen met uw leverancier om het risico voor uw organisatie te beperken en de veerkracht voor uw organisatie te waarborgen. Dat geldt onder meer op het gebied van wettelijke naleving, verstoring door de overheid op de markt, bedrijfsethiek, geografisch risico, functioneel risico, prestatierisico en technisch risico, maar eveneens – actueler dan ooit – voor cyberinteracties tussen uw organisatie en uw leverancier. Risk management en compliance zijn dan ook vakgebieden die sterk in opkomst zijn en ondertussen niet meer weg te denken zijn als onderdeel van een (gedigitaliseerde) Contract Management Cycle.
8. Contractontwikkeling
Gedurende een contractperiode zullen er wijzigingen plaatsvinden. Het kan zijn dat er veranderingen zijn
in de externe omgeving die voor u van invloed zijn. Of er is een verandering op overheids- of wetgevingsniveau.
Een mogelijkheid is natuurlijk ook dat een revolutionaire (disruptive) technologie plotseling wereldwijd doorbreekt of dat een verandering in uw projectafhankelijkheid er voor zorgt dat uw organisatie zich plotseling moet aanpassen aan nieuwe of gewijzigde criteria. Of u nu wel of geen invloed op of controle heeft over de wijziging, een juiste en effectieve afhandeling is noodzakelijk. Dit betekent dat het contract regelmatig gecontroleerd zal moeten worden om te achterhalen of er toevoegingen of wijzigingen nodig zijn bijvoorbeeld wegens het effect op gefaseerde of prestatiegerelateerde betalingen. Verandering in het projectbereik vereist afstemming op het juiste niveau en een goede en tijdige communicatie met belanghebbenden. Veranderingen dienen niet achter gehouden te worden.
9. Supplier Development
Uw leverancier moet uiteraard minimaal leveren zoals is overeengekomen in het contract. Liever wilt u natuurlijk dat de leverancier ook efficiencyvoordelen voor u ontwikkelt zoals tijd- en kostenbesparingen of verbeteringen in kwaliteit. Dit vergt een samenwerking met uw leverancier op continue basis waarbij gezamenlijk gezocht wordt naar mogelijkheden voor verbetering. Een voorbeeld hiervan is het samen op zoek gaan naar goedkopere of duurzamere materialen met dezelfde of zelfs betere eigenschappen dan u momenteel geleverd krijgt. Een andere mogelijkheid is dat u samen met u leverancier gronding kijkt naar de productiestroom binnen uw organisatie om mogelijke knelpunten te achterhalen en vervolgens samen te werken aan plannen om die weg te nemen.
10. Supplier Relationship Management (SRM).
SRM helpt bij het creëren van de juiste relatie en omgeving om te werken aan nieuwe ontwikkelingen en processen te stroomlijnen en te evalueren. Het uiteindelijke doel is om efficiency te behalen die waarde toevoegt en de winstgevendheid van organisaties verhoogt. Een juiste relatie met een leverancier kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat u een bepaald product al eerste op de markt brengen of dat u in een moeilijke toeleveringsmarkt verzekerd bent en blijft van continuïteit van het aanbod en het verminderen van uw bedrijfsrisico.
11. Contractbeëindiging
Duidelijk zal zijn dat Contract Management binnen een integrale Contract Management Cycle expertise en de nodige tijd vergt. Niemand zal in het totale proces dan ook zonder gegronde redenen een gesloten contract beëindigen c.q. laten ontbinden. Natuurlijk moet het project op tijd, binnen het budget afgerond worden
en dienen alle belanghebbenden tevreden zijn, maar wanneer is dat het geval? U moet vooraf onder meer een procedure hebben voor de eigendomsrechten voor goederen, deze kunnen bijvoorbeeld gebonden zijn aan een laatste betaling.
De goedkeuring van belanghebbenden is van groot belang. Indien nodig moet deze goedkeuring worden geformaliseerd. Er dient in elk geval een heldere procedure c.q. een helder proces te zijn om geschillen te beslechten. Als het bij een leverancier één van de doelen is om bij een bepaald project continuïteit te bereiken voor een tweede fase met diezelfde leverancier, moeten doelen en te bereiken prestaties in een raamovereenkomst aan het begin van de eerste fase worden overeengekomen en niet pas aan het einde van het eerste project. Voor het op een succesvolle manier beëindigen van een contract zijn timing en planning van essentieel belang.
12. Resultaten en ervaringen
Na verloop van tijd wordt beoordeeld of de vereisten in het gesloten contract zijn gewijzigd en of het contract nog steeds vereist en geschikt is voor het beoogde doel. De lessen die tijdens de Contract Management Cycle zijn geleerd en ook hoe die structureel moeten worden verwerkt om het proces te verbeteren dienen gedetailleerd te worden vastgelegd. Ook de kosten aan het einde van de levensduur moeten worden berekend om rekening te kunnen houden met ontmantelings-, verwijderings- of verwijderingsprocessen. De Contract Management Cyclus begint dan opnieuw.
Meer weten?
Wilt u meer weten over Contract Management en de integrale oplossingen van Grippr om dit zo efficiënt mogelijk te digitaliseren? Neem vrijblijvend contact op met één van onze consultants.
Bron/basis: © 2020 CIPM Contract Management Cycle