Diensten Oplossingen Vacatures
  • 360-graden-benadering
  • Maatschappelijk verantwoord
  • Margeoptimalisatie

‘Missers top 5’ bij het opstellen van een tender!

Grippr.nl > Nieuws >‘Missers top 5’ bij het opstellen van een tender!

‘Missers top 5’ bij het opstellen van een tender!

 

Oktober 2020 | Merel Plante

 

Het publiceren van een aanbesteding of tender kost veel tijd en geld. Desondanks verloopt nog steeds een groot aantal aanbestedingen niet helemaal naar wens. Of zelfs totaal niet naar wens. Een goede voorbereiding is ook hier het halve werk. Met welke valkuilen moet je goed rekening houden bij het schrijven van een tender? Hoe voorkom je dat de uitvraag en de beoordeling u onnodig veel tijd kosten? En zorgt u er voor dat u de verschillende aanbiedingen goed met elkaar kunt vergelijken?

 

We hebben de 5 belangrijkste missers bij het uitschrijven van tenders op een rijtje gezet.

 

Onnodige fouten

Bij het uitschrijven van tenders worden nog steeds veel fouten gemaakt. Een flink aantal daarvan is op een simpele manier te voorkomen. Merel Plante, Managing Partner bij Grippr Procurement: “Dat maakt het misschien extra zuur voor het aanbestedende bedrijf. Want een tender kost veel tijd en belast niet alleen inkopers maar ook verkopers, de afdeling finance en het management. Een mislukte tender is dan ook zonde van de tijd !


Digitale checklist

Alex Couperus, Managing Director bij Grippr Procurement vult aan: Onderstaand vermelden we de 5 belangrijkste missers bij het uitschrijven van een tender. Denk niet: dat soort fouten overkomt me niet. Ook het uitschrijven en beoordelen van tenders is en blijft mensenwerk. Fouten zijn nooit volledig uit te sluiten, maar je kunt ze wel beperken, onder meer door het gebruik van e-sourcing software.

 

1- Onduidelijkheid over de uitvraag
Lang niet altijd is volledig exact duidelijk waar de aanbestedende partij naar op zoek is. Maak bij een tender voor jezelf vooraf heel duidelijk wat u precies wilt uitvragen. En verwoord in uw aanbesteding heel scherp in welke vorm en in welke structuur u wilt gaan werken. Doet u dat niet dan is er voor de inschrijvende partijen alle mogelijke ruimte voor het formuleren van oplossingen. Als aanbesteder is het voor u hierdoor onbegonnen werk om de oplossingen op een juiste en efficiënte wijze te vergelijken. Bespaar u die moeite.

 

2- Geen speelruimte

Voorheen dwongen aanbestedende partijen deelnemers nogal eens in een keurslijf. Stel in uw uitvraag duidelijke kaders door in hoofdlijnen goed te beschrijven wat u wilt bereiken. Maar geef de inschrijvers wel de ruimte om met de best mogelijke oplossing te komen. Hierdoor profiteert u optimaal van hun expertise. Wellicht komen ze met oplossingen op de proppen die uzelf nooit bedacht zou hebben. Kortom, daag aanbieders uit en laat u verrassen.

 

3- Ontbrekende vormvoorschriften
Veel aanbesteders zijn niet duidelijk over de vorm van de te ontvangen informatie. Geef bijvoorbeeld het maximale pagina’s aan. Maar schrijf ook het te gebruiken lettertype, de lettergrootte,
de opmaak van teksten, beelden en tabellen voor. Dat maakt vergelijken een stuk makkelijker.

 

4- Vooraf geen kennismaking
Tevoren niet persoonlijk kennismaken, eventueel via Team of Zoom, is een gemiste kans. Biedt potentiële kandidaten de mogelijkheid om uw organisatie te leren kennen voordat ze deelnemen aan uw tender. Organiseer bijvoorbeeld een gezamenlijke kennismakingssessie met kandidaten op een long-list. En houd vervolgens één-op-één gesprekken met de resterende partijen op uw short-list.
Als inkopende partij krijgt u dan hopelijk meteen een goed gevoel bij de diverse marktpartijen.
Of mogelijk zelfs een klik!

 

5- Te weinig tijd voor de aanbesteding
Een groot aantal tenders loopt uit op een ramp omdat er te weinig tijd is uitgetrokken voor de uitvraag. Of omdat die precies in vakanties wordt gedaan. Een goede planning en juiste tijdsbesteding zijn cruciaal voor het succes van elk aanbesteding. Investeer met name voldoende tijd in het opstellen van de tender en een kennismaking met potentiële kandidaten. En gun inschrijvers voldoende tijd om met een goede bieding te komen. Zorg vervolgens dat u voldoende tijd heeft om zorgvuldige keuzes te maken. Hiermee voorkomt u een nieuwe tenderprocedure en bespaart u tijd en kosten.

 

Meer informatie?

Wilt u meer weten over de verschillende digitale middelen en processen die ingezet kunnen worden voor het behalen van meer succes bij het uitschrijven en beoordelen van tenders?

 

Neem dan vrijblijvend contact op met een van de consultants van Grippr Procurement.

 

U kunt ons ook bereiken via info@grippr.nl of 085 – 007 44 33

 

Meer Grippr artikelen

 

De Europese drempelwaarden van 2020-2021