Door Corona-crisis is inkoop in de zorg nu topsport
April 2020 | Merel Plante en Alex Couperus
Ook zorginstelling Ipse de Bruggen en haar 390 locaties wordt momenteel hard getroffen door de Corona-crisis. Cliënten krijgen geen bezoek meer met alle gevolgen van dien. De inkoop van met name Persoonlijke Beschermings Middelen (PBM’s) wordt momenteel een steeds nijpender probleem. In een klanteninterview vertellen Martijn van Roosmalen en Jolanda Rozenburg, werkzaam op de stafafdeling corporate inkoop, over hun aanpak om als organisatie een zo goed mogelijke zorg te kunnen blijven bieden. Door bezuinigingen in het verleden was de inkoop al een zware opgave, maar nu al helemaal.
Impact Corona-crisis op inkoop
Ipse de Bruggen, een zorginstelling voor cliënten met meervoudige en/of complexe beperkingen, telt circa 6.000 parttime medewerkers en ruim 2.000 vrijwilligers verdeeld over 390 locaties in Nederland. Net als andere zorginstellingen in Nederland kampen ook zij in toenemende mate met een tekort aan kwalitatief goede Persoonlijke Beschermings Middelen (PBM’s). Plastic wegwerpschorten, gekeurde mondkapjes, vynile en nitrile wegwerphandschoenen maar ook handzeep, handlotions, crèmes en reinigingsdoekjes zijn steeds moeilijker verkrijgbaar. Veel van die producten moeten vanuit het buitenland komen en de levertijden maar ook de inkoopprijzen zijn de afgelopen weken enorm opgelopen. Vooralsnog is er voldoende voorraad maar het verbruik van PBM’s is bij hen nu 2 tot 3 keer hoger is dan normaal. Inkoop is voor hen nu meer dan ooit topsport. Organisaties of leveranciers die PBM’s aan Ipse de Bruggen kunnen en willen doneren zijn uiteraard van harte welkom.
Zij kunnen een mailtje sturen naar inkoop.contracten@ipsedebruggen.nl
Corporate inkoopteam
Ipse de Bruggen biedt faciliteiten voor zorgverlening, dagbesteding en wonen vanaf jong volwassen leeftijd tot en met het levenseinde. De meeste vestigingen bevinden zich in Zuid-Holland, met name in Leiden, Nieuwveen en het Westland. Hun Josti-band is bekend in heel Nederland en treedt normaliter veelvuldig op. De stafafdeling inkoop van Ipse de Bruggen is gevestigd in het centrale servicekantoor en maakt onderdeel uit van de afdeling Finance. Senior inkoopadviseur Martijn van Roosmalen is coördinator van het corporate inkoopteam dat verantwoordelijk is voor het strategische en tactische inkoopbeleid van Ipse de Bruggen. Jolanda Rozenburg is adviseur op het gebied van inkoop en contractmanagement. Beiden zijn sinds 2017 werkzaam bij de organisatie en zijn afkomstig uit een profit-organisatie. Dat blijkt in de praktijk van toegevoegde waarde te zijn. In een klanteninterview vertellen zij over hun centraal aangestuurde decentrale inkoopbeleid waarbij wordt samengewerkt met zo’n 3.000 leveranciers en gaan ze in op hun vernieuwde Purchase 2 Pay oplossing.
Hoe is jullie inkoop georganiseerd?
“Onze corporate inkoopafdeling ontwikkelt het inkoopbeleid, adviseert de managers en inkoopgemachtigden van de locaties en helpt hen met contact- en inkoopvraagstukken. Met name wordt ondersteuning geboden bij het sourcen en inventariseren van leveranciers. Alle onze 390 locaties kopen hun producten en diensten zelf in via het vernieuwde Purchase 2 Pay systeem binnen de inkoopportal van Ipse de Bruggen. Daarnaast kopen locaties in via een facilitair systeem en met een bankpas van de organisatie. In totaal zijn er 1.500 ‘bestelgemachtigden’ met elk hun eigen autorisatieniveau. Het hoge aantal ‘bestelgemachtigden’, is te verklaren door het grote aantal parttimers op de locaties. Binnen ons nieuwe P2P-proces hebben we bij een aantal ‘preferred suppliers’ een directe koppeling met hun geautomatiseerde systeem.”
Hoe lang werken jullie samen met Grippr Procurement?
“Alex Couperus en Ipse de Bruggen kenden elkaar al langere tijd. In 2018 maakten wij beiden zelf kennis met Grippr en werden we hun eerste klant.”
Welk probleem/uitdaging/wens hadden jullie toen?
“Na een ingrijpende reorganisatie had Ipse de Bruggen in 2016 feitelijk geen operationele inkoopafdeling meer. Er diende meer geld en middelen naar de zorg gaan. Het was dan ook een hele uitdaging om met relatief geringe middelen, waaronder een beperkt aantal mensen, vanuit het servicekantoor een zo efficiënt mogelijk decentraal inkoopproces te ontwikkelen en te organiseren. We hebben toen fundamenteel gekozen voor zelforganisatie, dus zonder centrale inkoop. Een belangrijke eis was onder meer dat het aan te passen inkoopsysteem het zoeken naar de juiste leveranciers gemakkelijker zou maken.”
“Merel Plante en Alex Couperus, managing partners van Grippr, hebben eerst een inkoopscan en vervolgens een 0-meting gedaan. Hierbij werd onder meer in kaart gebracht waar we stonden en maakten ze heel inzichtelijk hoe we het hele inkoopproces eenvoudiger en efficiënter konden laten verlopen om zo onder meer de werklast bij zowel het servicekantoor als op de locaties te verlagen. Na Gripprs strategische interviews met onder andere de afdelingen HRM, ICT en Finance en zorgdirecteuren werd een benchmark gehouden. Vervolgens presenteerde Grippr een voorstel dat prima aan onze eisen voldeed. Na de implementatie van een nieuwe module en het doorvoeren van diverse aanpassingen haalden we veel meer efficiency uit onze bestaande inkoopsystemen.”
Wat is de meest recente oplossing waarmee Grippr Procurement jullie van dienst was?
“We zijn nu een paar jaar verder en inmiddels zijn we als organisatie toe aan een volgende professionaliserings-slag. Eind 2019 hebben we besloten om over te stappen op het financiële pakket Exact. Dat was het juiste moment om opnieuw goed te kijken naar onze P2P-oplossing. Grippr heeft ons geholpen bij het selecteren en optimaliseren daarvan. Wij hebben hoge verwachtingen van het geïntegreerde nieuwe P2P-proces. Een belangrijke doelstelling is om ons contractmanagement te optimaliseren, onder meer door veel meer gebruikersgemak toe te voegen voor de zorgcollega’s . Het bestellen moet veel gemakkelijker worden doordat je voortaan niet alleen kunt zoeken op product en bestelhistorie, maar ook op hoofdcategorie en subcategorie per productgroep. Uiteindelijk moet dit vanzelfsprekend resulteren in meer inzicht en een verhoogde efficiency.”
Wat is normaliter jullie grootste uitdaging op inkoop/procurementgebied?
“We zijn een multidisciplinaire organisatie. Vrijwel elke locatie heeft een aantal specifieke wensen op inkoopgebied. Het liefst zouden we aan elke wens tegemoet willen komen. Maar binnen ons decentrale inkoopbeleid is dat niet altijd mogelijk, ondanks dat er veel democratie is binnen de organisatie. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een bepaalde oplossing slechts voor één of twee locaties toepasbaar is waardoor dit voor de organisatie als geheel gewoon te kostbaar is. Dat is feitelijk een soort van continue spagaat, maar gelukkig is daar bijna altijd begrip voor.”
Wat is in deze Coronatijd jullie advies voor andere zorgorganisaties?
“Onze strijdkreet, geleend van Nike, is ‘Just do It.’ Wat wij adviseren: ben er voor anderen, heb een luisterend oor en wees ontvankelijk. De effecten van het corona-virus zijn enorm ingrijpend. Veel van onze cliënten kunnen dat niet bevatten en begrijpen bijvoorbeeld niet waarom ze geen bezoek meer krijgen. Dat is ook eigenlijk niet uit te leggen. Desondanks steken we heel veel tijd en energie in communicatie, ook met de familie. In onze communicatie met onze cliënten gebruiken we onder meer plaatjes en filmpjes. Ons advies: communiceer tijdig, veel en goed.”
Meer weten?
Wilt u meer weten over Purchase 2 Pay oftewel Procurement 2 Pay? En bijvoorbeeld advies over de mogelijkheden en voordelen van het integrale proces van een digitale inkoop, online autorisatie, een digitale gereedmelding van ontvangst/beschikbaarheid van producten of diensten, geautomatiseerde factuurafhandeling en een optimale efficiency bij boekingen en betaalbaarstelling?
info@grippr.nl of bel ons op 085 – 0074433.
Grippr wenst iedereen veel sterkte in deze uitzonderlijke tijden!