De roadmap naar een solide inkoophuis
Deel 1: de fundering
Augustus 2019 | Merel Plante
Een roadmap naar verandering van uw inkoop is nooit uitvoerbaar als de juiste procurement fundering er nog niet ligt: de juiste mensen (HR), IT-middelen en stuurinformatie. De infrastructuur die de strategische en tactische activiteiten van de inkooporganisatie ondersteunt. Door wie, hoe, en met wat. Met de roadmap als kers op de taart.
Wie: de juiste mensen
De grootste hoofdpijn-factor van iedere CPO: het aantrekken en behouden van de juiste mensen. Alle CPO-onderzoeken starten hiermee: hoe komt u aan uw goede strategisch en tactische inkopers. Waar wilt u er een heel team van. Welke mannen en vrouwen zijn in staat uw manager mee te nemen op zijn zoektocht naar dat ene nieuwe product. Wie zijn enerzijds creatief genoeg om de beste oplossing te vinden, kunnen ook nog eens goed adviseren en zijn anderzijds gestructureerd genoeg om het proces netjes te volgen. Zodat de uitvraag zo in de markt wordt gezet dat iedere leverancier zijn uiterste best gaat doen om zijn ideale oplossing voor de beste prijs neer te zetten. Oftewel: uw team moet uit allemaal schapen met 5 poten bestaan.
Dit lukt niet altijd. Een juiste HR-strategie is hierbij onontbeerlijk: wat heeft u te bieden als bedrijf, en wat biedt u de kandidaten? Is er een groeipad dat kunt bieden? Zowel in inhoud als in zwaarte van de rol. Zoek daarbij niet teveel naar dezelfde profielen. Mijn compagnon Alex Couperus zegt hierover regelmatig: “Mensen zoeken vaak een collega of medewerker volgens het matroesjka-model. En niets menselijks is een manager vreemd: hij zoekt vaak mensen die hetzelfde zijn als hij, net als het matroesjka-poppetje. Maar als inkoopmanager is het juist belangrijk om over de schutting heen te kijken, en te kijken naar talenten die je nog niet in huis hebt.”
Tip: voer met uw team eens een DISC-analyse uit. Binnen een middag ziet u precies welke profielen u heeft, en vooral welke profielen u mist om van een goed team een fantastisch team te maken.
Hoe: de juiste IT-middelen
IT-middelen. Niet alleen een laptop en een mobieltje, maar echte inkoop-IT-middelen. Denk aan een systeem dat alle certificering en communicatie rondom leveranciers in kaart brengt. Of een contractmanagement systeem. Of een bestelsysteem. Of een sourcing systeem. Of een systeem dat dit allemaal kan. Digitalisering. Waarom? 3 redenen.
1. Een goed IT-systeem faciliteert het proces
Een van de eisen die we net aan een inkoper stelde wordt met de juiste IT-middelen gelukkig hartstikke goed gefaciliteerd: het procesdenken. Die creatieveling kan fantastisch zijn als aanvulling binnen het team, zo lang het systeem hem of haar kan faciliteren in het (inkoop)proces. Met direct de juiste triggers en de juiste taken op het juiste moment.
2. Een goed IT-systeem is als een encyclopedie
Bijna niemand voert nog 40 jaar lang hetzelfde werk uit. Dus er is bijna niemand meer met nog 40 jaar kennis en expertise. De wandelende encyclopedie hebben we over het algemeen niet meer in dienst. OP een of andere manier moeten we die vervangen. Door de juiste IT-middelen, waarin we kennis kunnen vastleggen. Vragenlijsten, of gelijke typen uitvragen. Contracten en evaluaties. Centrale vastlegging van alle informatie.
3. Een goed IT-systeem vangt het AVG-gat op
De nieuwe AVG-regels stellen dat, bij uitdiensttreding van een teamlid, er uit privacy-overweging geen inbox van die persoon meer levend gehouden mag worden. Diezelfde inbox heeft natuurlijk wel heel veel inhoud! Uitvragen, leveranciersgegevens, tussentijdse contractversies, noem maar op. En dat gaat allemaal verloren. Ook dat kunnen we opvangen met de juiste IT-systemen. Binnen bijvoorbeeld een contractmanagement systeem draait de communicatie namelijk niet om de persoon, maar rondom het contract. En dat mag u nog wel bewaren.
Wat: de juiste stuurinformatie
Stuurinformatie voor de inkoper richt zich in eerste instantie op spend management. Goede spend management informatie is onontbeerlijk om te weten wat u aan gaat pakken. Op korte en op lange termijn.
Beschikt u over een spend managementsysteem of een export vanuit het uitgavesysteem om te kijken hoeveel er is uitgegeven? Waar ligt de 80% van uw grootste spend? Zijn deze leveranciers strategisch / hefboom / routine / knelpunt? Zijn er met de betreffende bedrijven contracten afgesloten? Hoe lang lopen deze contracten al?
En: wat is uw aansluiting met de afdelingsmanager van die contracten? Weet hij hoe hij er, in het licht van de andere spend buckets voor staat? Hoeveel leveranciers heeft hij, welke dienstverlening? Wat kan gecombineerd worden, wat juist gedifferentieerd?
Oh ja: de onderlinge verbondenheid
De drie-eenheid tussen mensen, IT-middelen en stuurinformatie is cruciaal. Onlangs adviseerden wij een bedrijf dat best een prima ERP-systeem had, en een degelijk spendmanagement. Maar het bedrijf had een drastisch tekort aan het juiste niveau mensen. Waardoor het ERP-systeem eigenlijk niet goed gebruikt werd. Wat weer leidde tot mis-informatie. Waardoor de afdeling nog meer overspannen werd dan ze al was. Zij vroegen of we het op konden lossen met een nieuw IT-systeem. Wij adviseerde aan de slag te gaan met bovenstaande onlosmakelijk verbonden drie-eenheid door training, forecasting en focus. Resultaat: rust in de tent, goed gebruik van IT-middelen en uiteindelijk betere stuurinformatie.
Dit artikel is eerder verschenen als blog bij inkoperscafe.nl
Meer informatie?
Wilt u meer weten over Grippr en onze dienstverlening?: https://www.grippr.nl of neem contact op met Grippr Procurement: 085 – 007 44 33