De belangrijkste KPI’s in een Purchase-to-Pay proces
April 2020 | Merel Plante en Alex Couperus
Purchase-to-Pay of Procure-to-Pay omvat het integrale proces vanaf interne bestelaanvraag en digitale bevestiging tot en met de eindstap: het betalen en innen van de factuur. Uiteraard inclusief alle tussenliggende stappen waaronder het controleren van de inkoop, autorisaties en bijbehorende digitale documenten en PO-matching. Welke drie groepen KPI’s zijn van belang om de efficiency van het P2P-proces te kunnen controleren en bijsturen zodat het tijdig kan worden geoptimaliseerd?
De eerste groep: kwaliteits-KPI’s
Kwaliteit kan onder andere gemeten worden door de compliancy-ratio en het percentage ‘slecht leverende leveranciers’. Een belangrijke kwalitatieve KPI heeft betrekking op de compliancy (het nalevingspercentage). We hebben het hierbij over de mate waarin er gebruik gemaakt wordt van het integrale P2P-proces. Slechte compliancy zorgt voor een stijging van de indirecte kosten. Enkele belangrijke kwalitatieve KPI’s voor compliancy kunnen zijn:
- het percentage betwiste facturen ten opzichte van het totale aantal facturen.
- het verschil tussen de betaalde prijs en de opgegeven prijs.
De compliancy ratio kan toenemen als er contractueel duidelijke sancties zijn vastgelegd voor het onvoldoende naleven van vastgelegde afspraken door leveranciers.
Naast compliancy is ook het percentage ‘goed leverende leveranciers’ een belangrijke kwaliteits-KPI. Dit is eenvoudiger te meten in het percentage ‘slecht leverende leveranciers’. Het percentage ‘slecht leverende leveranciers’ houdt nauw verband met het percentage producten of diensten van te lage kwaliteit dat door een leverancier wordt geleverd. Bij producten wordt dit meestal aangegeven in het aantal ‘defecten’ per miljoen. Uiteraard moet gestreefd worden naar een laag defectpercentage zodat u een hoge mate van kwalitatieve betrouwbaarheid verkrijgt.
De tweede groep: levering-KPI’s
Bij levering-KPi’s moet men onderscheid maken tussen de doorlooptijd van het interne bedrijf en de doorlooptijd bij de leverancier.
Doorlooptijd van het interne bedrijf
Een belangrijke KPI op het gebied van levering betreft de PO-doorlooptijd van een inkooporder. Dit is de gemiddelde tijd tussen het indienen van een aanvraag en het plaatsen van een bestelling. In feite is dit de tijd die nodig is tot de interne goedkeuring van de order. Deze KPI geeft veel informatie over het end-to-end bestelproces en de feitelijke totale levertijd.
Doorlooptijd bij de leverancier
De doorlooptijd bij een leverancier is de gemiddelde tijd die een leverancier nodig heeft om een bestelling uit te voeren tot aan de goederenontvangst door de koper minus de ordertijd, hoelang het duurt voor een leverancier een order accepteert (PO-acceptatie). Deze statistische informatie over leveringen wordt vaak weergegeven in dagen.
De derde goep: kostenbesparings-KPI’s
De kosten van inkooporders en facturen zijn de meest betwiste KPI’s in ongeveer elk P2P-proces en in nagenoeg elke organisatie. De oorzaak? Omdat de kosten voor het intern verwerken van inkoopdocumenten moeilijk in beeld te brengen zijn. Er zijn vaak heel veel variabelen van belang. Die variabelen kunnen per organisatie enorm verschillen. Dat is logisch want elke organisatie is anders.
Spend under management (Uitgaven onder beheer)
Over het algemeen heeft dit betrekking op het percentage van de uitgaven van een organisatie dat toe te wijzen is aan het inkoopteam. Denk hierbij aan het beheer van goedgekeurde leveranciers, geautoriseerde aankopen, etc.
Inkoop-ROI
De Inkoop-ROI is het meest geschikt voor een interne analyse binnen een inkoopafdeling. Het bepaalt de kosteneffectiviteit van een inkoopafdeling en geeft de jaarlijkse kostenbesparing aan in relatie tot de jaarlijkse inkoopkosten. De Inkoop-ROI is de jaarlijkse besparing door inkoop gedeeld door de kosten van inkoop.
Purchase-to-Pay automatiseert/digitaliseert niet alleen het integrale inkoopproces, het zorgt eveneens voor standaardisering en optimalisering van de processen. Naast de hier genoemde KPI’s zijn er diverse overige KPI’s waarmee gestuurd kan worden.
Meer weten?
Wilt u daar meer over weten? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze consultants.
info@grippr.nl of bel ons op 085 – 0074433.
Grippr wenst iedereen veel sterkte in deze uitzonderlijke tijden!