Check nu hoe volwassen uw contractmanagement is!
Juni 2020 | Merel Plante en Alex Couperus
Het is misschien vreemd anno 2020 maar er zijn nog steeds volop MKB-bedrijven die hun contracten hebben opgeslagen in een archiefkast. Anderen maken gebruik van Excel om hun contracten te beheren en een aantal organisaties gebruikt een centrale beheeroplossingen zoals Sharepoint. Nog weinig MKB-bedrijven gebruiken moderne contractmanagement software voor de centrale opslag, het beheer en het optimaal winstgevend uitnutten van de contractafspraken. Check nu waar uw bedrijf staat en wil staan!
Opgesteld aan de hand 6 criteria
Grippr Procurement, ervaren specialist in digitaal contractmanagement, onderscheidt op het gebied van contractmanagement 5 volwassenheidsfasen aan de hand van de volgende criteria:
- Beleid
- Processen
- Systemen
- Verantwoordelijkheden
- Naleving contracten
- Relatie met leverancier
Fase 1 (Ad hoc):
- Beleid: geen beleid, iedereen werkt op zijn/haar eigen manier.
- Processen: afgesproken processen ontbreken.
- Systemen: decentrale opslag.
- Verantwoordelijkheden: elke manager heeft een eigen aanpak.
- Naleving contracten: afhankelijk van budgethouder.
- Relatie met leverancier: heeft alleen contact met budgethouder(s).
Fase 2 (Basis)
- Beleid: contracten centraal verzamelen (pdf).
- Proces: proces m.b.t. opslag op netwerkschijf.
- Systemen: Pdf op netwerkschijf.
- Verantwoordelijkheden: centrale verantwoordelijkheid.
- Naleving contracten: jaarlijkse toevoeging van (nieuwe) contracten.
- Relatie met leverancier: leveranciersinformatie centraal bekend.
Fase 3 (Stuctureren):
- Beleid: centrale beleidsafspraken.
- Proces: toevoeging van proces voor start en vernieuwing.
- Systemen: pdf in contractbeheersysteem.
- Verantwoordelijkheden: toevoeging van goedkeuringsflow en toegang geregeld.
- Naleving contracten: vernieuwing staat centraal.
- Relatie met leverancier: leveranciersevaluatie bij contracteigenaren.
Fase 4 (Integreren):
- Beleid: actief end-to-end beleid, van contract t/m facturatie.
- Proces: toevoeging van proces rondom naleving van de contracten.
- Systemen: (meta)data in contractmanagementsysteem.
- Verantwoordelijkheden: toevoeging van ondersteunende zichtbaarheid en rapportages.
- Naleving contracten: naleving staat centraal.
- Relatie met leverancier: leveranciersevaluatie uit gemeten data.
Fase 5 (Optimaliseren):
- Beleid: continue beleidsverbetering.
- Proces: continue verbetering van inhoud en proces.
- Systemen: geïntegreerd contract- en leveranciersmanagement.
- Verantwoordelijkheden: toevoeging toegang voor leveranciers.
- Naleving contracten: verbetering staat centraal.
- Relatie met leverancier: leverancier weet eigen positie, houdt eigen informatie up-to-date.
Zit uw bedrijf in fase 1, 2 of 3?
Dan is zeer winstgevend om te gaan werken met moderne contractmanagement software, zoals bijvoorbeeld ContractNow .
Niet alleen beperkt u hiermee uw contractrisico’s, maar ook het behalen van de hardbevochten kortingen wordt met deze moderne software kinderspel.
Neem contact op met Grippr Procurement 085 007 44 33 of info@grippr.nl