Meerwerk: de sluiproute waar niemand op stuurt
Meerwerk begint vaak klein. Een extra overleg. Een kleine wijziging. Een aanvullende analyse. Een paar uur extra ondersteuning.
Niets aan de hand, lijkt het.
Tot de factuur komt.
Dan blijkt dat “even erbij” toch structureel is geworden. Dat mondeling akkoord verschillend wordt geïnterpreteerd. Dat niemand precies weet of iets binnen of buiten scope viel. En dat de irritatie groter is dan het bedrag alleen.
Meerwerk is daarmee veel meer dan een financiële discussie. Het is vaak een signaal dat scope, wijzigingsafspraken of besluitvorming niet scherp genoeg zijn.
Meerwerk is niet het probleem
Meerwerk hoeft niet verkeerd te zijn. Organisaties veranderen. Projecten ontwikkelen zich. Nieuwe inzichten kunnen vragen om extra werkzaamheden.
Het probleem ontstaat wanneer meerwerk een sluiproute wordt.
Dat gebeurt als een leverancier begint zonder duidelijke opdracht, een interne opdrachtgever mondeling instemt zonder budgetcheck of niemand bewaakt wat opeenvolgende wijzigingen betekenen voor kosten, planning en kwaliteit.
Dan is meerwerk geen uitzondering meer. Dan wordt het onderdeel van de manier van werken.
Scope vraagt onderhoud
Veel meerwerkdiscussies zijn eigenlijk scopediscussies.
Wat hoorde bij de oorspronkelijke opdracht? Wat is echt nieuw? Wat had de leverancier redelijkerwijs moeten meenemen? En wat komt door veranderende wensen van de opdrachtgever?
Als die vragen pas worden gesteld bij de factuur, ben je te laat.
Daarom hoort meerwerk niet alleen bij finance of projectleiding. Het hoort ook bij contractmanagement. Juist daar kan worden bewaakt of wijzigingen passen binnen de afspraken, of aanvullend akkoord nodig is en of de totale contractwaarde nog klopt.
Leg meerwerk vast voordat het vanzelfsprekend wordt
Meerwerk vraagt om duidelijke spelregels in het contract en de werkafspraken:
- Wanneer is iets daadwerkelijk meerwerk en wanneer valt het binnen scope?
- Wie mag vooraf akkoord geven, en is het budget gecontroleerd?
- Welk tarief geldt en hoe wordt de wijziging schriftelijk vastgelegd?
- Wanneer vraagt structureel meerwerk om herbeoordeling van het contract?
Door dit vooraf goed op te nemen in contracten en werkafspraken, voorkom je dat elke extra vraag een nieuwe discussie wordt.
Dat maakt de samenwerking niet stroever, maar juist duidelijker. Voor opdrachtgever én leverancier.
Kleine wijzigingen, groot effect
Eén extra opdracht lijkt onschuldig. Tien kleine wijzigingen kunnen samen een ander contract opleveren dan ooit bedoeld was.
Meerwerk kan ook laten zien dat de behoefte vooraf onvoldoende scherp was, de opdracht te krap is beschreven, de praktijk sneller verandert dan het contract of duidelijke wijzigingsdiscipline ontbreekt.
Daarom is de vraag niet alleen: mag dit meerwerk?
Maar ook: waarom ontstaat het steeds?
Let op het patroon
Een keer meerwerk is meestal geen probleem. Terugkerend meerwerk is een signaal.
Komt dezelfde discussie vaker terug? Dan is het tijd om niet alleen naar de extra uren of kosten te kijken, maar naar de vraag erachter: was de opdracht scherp genoeg, is de scope veranderd of ontbreekt duidelijke sturing?
Bezoek www.grippr.nl of plan direct een kennismaking met onze Recruiters: info@grippr.nl of bel 085-0074433
- Inkoopadvies voor strategie, ketenrisico en contractoptimalisatie;
- Interim-inkopers: tijdelijke inzet voor structurele verbetering;
- SpendMonkey, het Spendanalyse Platform voor realtime inzicht in spend, leveranciers en trends;
- TenderTracer.nl om snel nieuwe marktkansen te spotten binnen Europa.
Meer Grippr artikelen
Het belang van een jaarlijkse Spendanalyse voor Overheidsinstellingen
Rechtmatigheidsverantwoording: een uitdaging voor iedere Gemeente!