Aanbesteden via één dominant platform: handig of kwetsbaar?
Aanbestedingen zijn bedoeld om concurrentie, transparantie en gelijke kansen te stimuleren. Maar wat gebeurt er wanneer de digitale omgeving waarin veel aanbestedingen plaatsvinden juist sterk afhankelijk raakt van één marktpartij?
iBestuur berichtte over onderzoek van Follow the Money waaruit blijkt dat een groot deel van de Nederlandse publieke sector voor aanbestedingsprocessen gebruikmaakt van software van Mercell. De aanbieder groeide onder meer door overnames en heeft daardoor een sterke positie op de Nederlandse markt.
Dat levert een opvallende tegenstelling op: via aanbestedingssoftware wordt concurrentie georganiseerd, terwijl de keuze binnen de softwaremarkt zelf beperkter lijkt.
Gemak kan afhankelijkheid worden
Een veelgebruikt platform biedt duidelijke voordelen. Inkopers en leveranciers kennen de werkwijze, organisaties hoeven niet steeds nieuwe software te implementeren en processen kunnen efficiënt worden ingericht.
Maar wanneer processen, documenten, gebruikers en koppelingen aan één platform verbonden zijn, wordt overstappen ingewikkeld. Een prijswijziging, nieuwe contractvoorwaarde of verandering in de dienstverlening kan dan direct grote gevolgen hebben.
Digitale infrastructuur achter de schermen
Aanbestedingssoftware is minder zichtbaar dan een weg, brug of overheidsgebouw. Toch ondersteunt het een belangrijk publiek proces. De keuze voor zo’n platform is daarom meer dan een gewone softwarebeslissing. Denk aan aanbestedingsdossiers, gebruikersrechten, koppelingen met interne systemen en historische data.
Daarbij spelen vragen als: wie heeft toegang tot de gegevens, kunnen documenten eenvoudig worden meegenomen en welke alternatieven zijn daadwerkelijk beschikbaar?
Dit zijn klassieke vragen binnen contract- en leveranciersmanagement, maar dan toegepast op de digitale infrastructuur achter publieke inkoop.
Niet iedere afhankelijkheid is een probleem
Een langdurige samenwerking met één leverancier kan efficiënt en waardevol zijn. Een sterke marktpositie is bovendien niet automatisch een probleem. Vooral beperkte keuzevrijheid, onduidelijke exitmogelijkheden en weinig inzicht in de gevolgen van een overstap kunnen de afhankelijkheid kwetsbaar maken.
De discussie rond aanbestedingssoftware staat daarom niet op zichzelf. Ook bij cloudomgevingen, financiële systemen en andere digitale platforms zoeken organisaties naar balans tussen gemak, continuïteit en keuzevrijheid.
De digitale overstaptest
Stel dat uw organisatie binnen zes maanden moet overstappen naar een andere softwareleverancier. Hoe eenvoudig zou dat zijn?
Controleer daarbij:
- Kunnen gegevens eenvoudig worden geëxporteerd?
- Zijn documenten en koppelingen overdraagbaar?
- Is er minimaal één realistisch alternatief?
- Zijn de kosten en gevolgen van een overstap bekend?
- Bevat het contract duidelijke afspraken over beëindiging en overdracht?
Zijn meerdere antwoorden onduidelijk? Dan is de digitale afhankelijkheid mogelijk groter dan op het eerste gezicht lijkt.
Bezoek www.grippr.nl of plan direct een kennismaking met onze Recruiters: info@grippr.nl of bel 085-0074433
- Inkoopadvies voor strategie, ketenrisico en contractoptimalisatie;
- Interim-inkopers: tijdelijke inzet voor structurele verbetering;
- SpendMonkey, het Spendanalyse Platform voor realtime inzicht in spend, leveranciers en trends;
- TenderTracer.nl om snel nieuwe marktkansen te spotten binnen Europa.
Meer Grippr artikelen
AFAS stopt met Qlik: Grippr biedt dé oplossing voor uw spendanalyse
AI in inkoop: van buzzword naar meetbare waarde