Contractmanagement: De Basis Fase

Grippr.nl > Nieuws > Contractmanagement: De Basis Fase

Contractmanagement:
De Basis Fase

20 Maart 2018 / In Nieuws / By Alex Couperus

Vorige week bespraken we de ad hoc fase van contractmanagement. De link naar dit artikel vindt u hier. Inzicht en overzicht ontbreken in de ad hoc fase van contractmanagement. Hoe kan dit beter? Deze week staat de basis fase van contractmanagement centraal. Eens kijken hoe contractmanagement er hier uit ziet.

Een stap in de goede richting
Lichtelijk chaotisch geldt niet langer. Een “georganiseerde chaos”, is de omschrijving die hier beter past. Daar waar het in de vorige fase nog ontbrak aan organisatie-brede afspraken, is het proces hier vastgelegd. Hier geldt wel een belangrijke kanttekening. Deze ondersteuning vanuit geautomatiseerde systemen geldt namelijk niet voor alle contracten. Complexe of hele waardevolle contracten zijn de “lucky ones”. Voor alle overige contracten geldt nog steeds dat niemand echt weet wat de regels zijn. Zonde, wat hier laat u dus belangrijke kansen liggen.

Bij een basisniveau van contractmanagement gebeurt het tekenen van contracten nog met de hand. Gevolg: er raakt zo nu en dan een contract kwijt. Enfin, PDF’s van de overige, niet kwijtgeraakte, contracten worden opgeslagen in Sharepoint. Dit dient vooral ter inzage. Ook inhoudelijk is er inmiddels sprake van enige vorm van vastlegging. Zo zijn de start en einddata van contracten opgeslagen in een excelsheet. Klinkt goed zult u denken. Maar wie opent deze excelsheet eigenlijk? Is dit de contractmanager? Of bestaat deze excelsheet vooral voor de vorm? Iedereen is druk, druk, druk dus waarschijnlijk dat laatste. Opnieuw: zonde. Wanneer de contractmanager deze sheet wel bijhoudt, neemt hij contact op met de contracteigenaar wanneer het contract verlengd moet worden. Zo kunnen eventuele vervolgstappen besproken worden. Zoals u ziet: de basis ligt er, maar toch zijn er nog vele verbeterslagen te maken.

We gaan even terug in de tijd voor een goed (maar heel pijnlijk) voorbeeld. Oracle in 2013. In dit jaar besloot deze softwaregigant te verhuizen naar een nieuw pand. Leuk! Toch bleek het niet alleen maar rozengeur en maneschijn toen duidelijk werd dat Oracle het huurcontract voor het oude pand te laat had opgezegd. Gevolg: een onnodige kostenpost voor in ieder geval de aankomende vijf jaar. Ai.

Natuurlijk is het voorbeeld hierboven vrij extreem. Maar toch, u ziet dat ook het contractmanagement van grote bedrijven, waarvan u wellicht dacht dat zij hun zaakjes wel op orde hadden, nog wel een verbeterslag kan gebruiken. Maar wat houdt dat beter dan in? De fase die volgt op de basis fase van contractmanagement is de gestructureerde fase van contractmanagement. Hierover meer in het artikel van volgende week.

Aan de slag
Is ook uw contractmanagement toe aan een verbeterslag? Grippr adviseert u graag. Heeft u vragen of wilt u gebruik maken van een inkoopscan? Bel of mail gerust. Dit kan via:
Telefoon: 035-646 27 18
Email: info@grippr.nl

Andere artikelen van Grippr lezen?

Contractmanagement: De Ad Hoc Fase

Contractmanager: bent u klaar voor de nieuwe privacywet?

Goed leveranciersmanagement kan altijd beter. Zeven stappen naar succes.