Contractmanagement: 3 tips voor succes
7 November 2017 / In Nieuws / By Alex Couperus
Wat is de business case voor contractmanagement? Die is zeker positief! Als er tenminste aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan voor de selectie van een goed contractmanagementsysteem:
- De contracten zijn toegankelijk voor de gebruikers die dagelijks van de dienstverlening gebruik maken, omdat zij exact moeten weten wat wel / niet binnen de afspraken valt;
- Er is een actieve koppeling met je self-service leveranciersplatform, zodat zij hun onderliggende documenten actief up-to-date kunnen houden, en de ondertekende contracten voor hen ook inzichtelijk zijn;
- Een goed contractmanagement systeem is gekoppeld aan je spend, om de juiste triggers af te laten gaan als bepaalde uitgaven worden bereikt en afgesproken kortingspercentages gaan werken.
Goed contractmanagement, het klinkt zo simpel. ‘Gewoon’ even een contract opslaan en alle voorwaarden ‘gewoon’ even in de gaten houden. En als je het even niet meer weet, dan bel je toch ‘gewoon’ de betreffende inkoper die het contract heeft afgesloten?
Maar hoe werkt dit nu echt? Een beetje bedrijf heeft al snel tussen de 500 en 1000 actieve leveranciers. En als het merendeel van die leveranciers ook een contract heeft, of zelfs al een simpele opdrachtbrief met algemene voorwaarden, heb je al 500 tot 1000 contracten op te slaan. Met misschien dus ook wel 500 tot 1000 verschillende soorten voorwaarden.
Vaak hebben bedrijven de opslag van contracten redelijk geregeld. Echter, de toegang tot de documenten is bij bijna niemand op orde. Want wat heb je aan een contract dat niet toegankelijk is voor de juiste personen?
Ik heb bij een van mijn klanten bijvoorbeeld gezien dat een contract voor de bouw van een nieuwe webshop door inkoop, marketing, IT, en JZ en zelfs met een uitgebreid team van externe juristen werd opgezet, maar dat zowel de marketingmanager als de manager IT het eindresultaat nooit onder ogen kregen. Het contract ‘verdween’ letterlijk in een digitaal archief. Terwijl zij dagelijks aan de slag gingen met de webshop-bouwer en exact moesten weten wat er onder de overeengekomen dienstverlening viel. Dit ging dan ook niet goed.
Overigens was dit betreffende contract voor de niet-juristen onder ons een (bijna) onleesbaar contract geworden omdat het helemaal bol stond van de (Engelse) juridische termen. Zeg dan direct maar gedag tegen alle investeringen in dit contract! Alleen als de samenwerking extreem uit de hand loopt zal iemand ooit nog in dit contract kijken, om er daarna direct een jurist bij te halen om de voorwaarden te begrijpen.
Ook worden kortingsafspraken vaker niet dan wel opgevolgd. Neem nu een contract waarbij een staffelkorting is ingericht als de besteding een bepaald niveau bereikt. En stel nu dat in jaar 3 pas dit niveau wordt bereikt.
De inkoper heeft ondertussen een nieuwe category onder zijn hoede en zijn opvolger weet niets van deze staffelkorting. Bij de crediteurenadministratie weet ook niemand iets van deze afspraak, zij zien alleen maar een factuur. En de business unit manager die de factuur moet goedkeuren ziet een factuur met hetzelfde bedrag als de maand ervoor, dus waarom zou hij het contract erbij pakken? Bij de leverancier worden de facturen verstuurd door de debiteurenafdeling. Wie zegt dat zij op de hoogte zijn van deze korting?
NEVI stelt dat op deze manier zelfs meer dan 50% van de afgesproken kortingen wordt misgelopen. Dit betekent dat er een fifty-fifty kans is dat de kortingen die zoveel aandacht hadden in het onderhandelingsproces en zoveel extra op zouden leveren ook echt geld in het laatje brengen.
Concluderend zijn de voorwaarden voor succesvol contractmanagement en een positieve business case: toegang tot de relevante contracten voor de juiste stakeholders, toegang voor je leverancier tot zijn contracten en een actieve koppeling met de spend op het contract.
Het klinkt simpel. En er zijn softwareoplossingen die aan alle drie deze voorwaarden voldoen: wij hebben gezocht naar software die bovenstaande uitdagingen tacklen. Dus wij werken alleen met contractmanagementsoftware die aan deze voorwaarden voldoet, zoals bijvoorbeeld Gatekeeper, Trackado of Coupa. Wil je meer weten? info@grippr.nlvoor Grip op contracten.