Grippr.nl > Nieuws >10 nuttige tips voor je inkoopjaarplan 2021

10 nuttige tips voor je inkoopjaarplan 2021

 

November 2020 | Merel Plante

 

Voor je het weet is het kerst. Hoog tijd om goed na te denken over het opstellen van het inkoopjaarplan voor 2021. Ongeveer alles is anders dan vorig jaar. Eind december 2019 had nog niemand van Corona gehoord. Je inkoopjaarplan zal dan ook zeker geen kopie worden van het plan voor 2020. Dat kon in veel gevallen direct de prullenbak in.

 

Dus hoe zorg je ervoor dat je écht weet wat belangrijk is om een goed afdelingsplan op te stellen? En hoe breng je vers bloed in je jaarplan voor 2021? Waardoor het meerwaarde heeft voor zowel je afdeling, de organisatie, als overige betrokkenen?

 

Jaarlijks feest?

 

Alex Couperus, Managing Director bij Grippr Procurement: “Veel inkoopmanagers en CPO’s worstelen elk jaar opnieuw met het opstellen van hun afdelingsplannen. Dat geldt voor inkoopafdelingen maar eigenlijk voor elke bedrijfsafdeling. Ook voor de meeste directie- en managementteams is het opstellen van een goed doortimmerd jaarplan niet altijd een feest. Vooral bij organisaties die niet goed geautomatiseerd zijn. En waar bedrijfsprocessen of processen binnen afdelingen niet of nauwelijks gedigitaliseerd zijn: vaak moeten zij informatie uit ongeveer alle hoeken en gaten van het bedrijf halen. En al die data vervolgens aggregeren. En tal van keren opnieuw controleren. Automatisering en digitalisering van processen waaronder van inkoopprocessen, leveren ook bij jaarplannen hun geld meer dan op. Want zorgen voor inzicht en grip.”

 

1- Ken je cijfers

Een goede analyse van onder meer het huidige leveranciers/klantenbestand, de markt en het integrale inkoopproces, de aanwezige contracten en -voorwaarden zijn een belangrijke bron om uit te putten. Uiteraard is het daarbij noodzakelijk dat die informatie beschikbaar is. En dat die correct is.

 

2- Follow the leader

Natuurlijk, elke organisatie is anders. En daarmee elk afdelingsjaarplan en jaartotaalplan. Toch zijn er vaak verrassend veel overeenkomsten. En telkens terugkerende fouten en onvolkomenheden binnen organisaties. Leer daarvan en doe er je voordeel mee. Hoe zouden bijvoorbeeld Amazon, Apple of Wehkamp hun inkoopjaarplannen hebben opgezet? Het loont de moeite om te kijken of deze informatie te achterhalen en (deels) te gebruiken is.

 

3- Hanteer een logische opbouw

Een goed jaarplan kent een logische opbouw. Vaak gehanteerd wordt: Analyse – Uitdaging – Strategie – Tactisch – Operationeel plan. Deze logische opbouw dwingt je meteen tot het maken van keuzes. En het vergroot de kans op goedkeuring door uw directie.

 

4- Ga voor verbinding

Een jaarplan van een afdeling staat niet op zichzelf. Ook je jaarplan niet. Al is het nog zo goed. Elk jaarplan van een afdeling is een afgeleide van de strategie en de doelstellingen van de totale organisatie. Onnodig om te zeggen dat formele en informele communicatie en afstemming met andere afdelingen daarom van groot belang zijn. Ook bij een jaarplan geldt: samen sterk.

 

5- Kies voor een kapstok

Als het jaarplan voor de afdeling of voor het bedrijf klaar is, is het essentieel dat iedereen weet wie wat moet gaan doen en wat de doelstellingen zijn. De krachtige en beproefde OGSM-methodiek, waarbij O (Objectives) staat voor Ambitie, G (Goals) voor Doelstellingen, S (Strategies) voor Strategische keuzes en M (Measures) voor Acties en KPI’s, kan hierbij uitstekend helpen.

 

6- Kies voor focus

Bij het opstellen van een jaarplan trappen veel organisaties in dezelfde grote valkuil: het niet aanbrengen van focus. Benoem als afdeling of directie hooguit 5 key projecten. Dan is voor iedereen helder waar de focus ligt.

 

7- Ken je leveranciers

Ontmoet leveranciers/partners en klanten. Doe via Microsoft Teams, Zoom of met één van de vele andere mogelijkheden om op een veilige digitale manier persoonlijk contact te onderhouden en informatie voor je jaarplan te verzamelen. Leer hierbij ook van hun ambities en doelstellingen, zodat je die informatie kunt gebruiken in je eigen plan.

 

8- Laat je wereldwijd inspireren

Boek een online seminar of workshop. Nodig een aansprekende externe spreker uit voor een (digitale) masterclass. Lees aansprekende papieren boeken of e-books. Struin prominente inkoopsites af. Bookmark die. En abonneer je op interessante e-mailings. Doen! Je (nieuwe) concurrentie doet dat al!

 

9- Denk verder dan de huidige (on)mogeiljkheden

Trek je tijdens kantooruren of ’s-avonds eens rustig terug en bedenk: ‘Hoe zou het zijn als alle of bijna alle huidige onmogelijkheden binnen je organisatie er nu even niet zijn? Wat zou je organisatie dan kunnen en willen betekenen? Wat zou de droom zijn?

 

10- Zorg voor een creatieve sfeer

Veel afdelingen planden voorheen één of meerdere werksessies of ‘heidagen’ buiten de deur in om gezamenlijk tot een goed jaarplan te komen. Een beproefd middel. Nu we voorlopig nog vooral thuiswerken is het goed om te bedenken hoe je dergelijke sessies op een digitale manier kunt houden. Via bijvoorbeeld Google, Microsoft Teams of Zoom zijn ook creatieve werkvormen in te zetten. Of je laat een externe facilitator helpen om een creatieve sfeer neer te zetten waarbij vernieuwende ideeën en concepten voor het jaarplan ontwikkeld kunnen worden.

 

Meer informatie?

 

• Wil jij jouw inkoopbeleid op adequate wijze aanpassen aan het ‘nieuwe nu’ en tijdig anticiperen op de voortdurende (corona)tijd?
• Wilt u meer weten over onze (digitale) oplossingen, spendanalyses of een inkoopscan laten uitvoeren?

 

Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze Grippr consultants. U kunt ons ook bereiken via info@grippr.nl of 085 – 007 44 33

 

 

Grippr staat voor Grip on Procurement, Grip on Profit

 

Meer Grippr artikelen

 

4 tips om uw Inkoopkosten te verlagen en uw inkooppositie te versterken

 

Grippr op TV in RTL Z-programma ‘How It’s Done’